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Wenn es darum geht, eine sinnvolle Zusammenarbeit für ein Unternehmen mit mehreren Büros und Remote-Mitarbeitern zu ermöglichen, haben IT- und Facility-Führungskräfte alle Hände voll zu tun. Sie müssen nicht nur die richtige Collaboration-Technologie für die Anforderungen des Unternehmens auswählen, sondern auch sicherstellen, dass sie über die richtigen Fähigkeiten und Anbieterressourcen verfügen, die für eine erfolgreiche Implementierung an allen Standorten erforderlich sind.
Hier ist ein Blick darauf, was IT- und Facility-Führungskräfte benötigen, um die Zusammenarbeit zwischen diesen Arten von Organisationen erfolgreich zu ermöglichen.
Videoendpunkte sind am hybriden Arbeitsplatz wichtiger denn je, da sich die soziale Distanz weiter vergrößert. Es ist wahrscheinlich, dass selbst diejenigen, die ins Büro zurückgekehrt sind, an mehr virtuellen Meetings teilnehmen werden, sei es mit Kollegen, die weiterhin aus der Ferne arbeiten, oder mit anderen, die im Büro, aber in separaten Arbeitsbereichen sind. Zusätzlich zu einer Video-First-Strategie müssen die Endgeräte eine erstklassige installierte Audioausgabe und Mikrofone bieten, damit die Teams alles sehen und hören können, was passiert, egal ob sie persönlich oder aus der Ferne dabei sind. Dazu gehört auch die Möglichkeit, Personen, die sich im Raum bewegen oder Notizen auf einem Whiteboard machen, deutlich zu sehen, um Diskussionen und Interaktionen zu verbessern. Diese robusten Funktionen und großen Bildschirme beseitigen die Frustration, die entsteht, wenn man sich in einer entfernten Umgebung unbeteiligt oder unkonzentriert fühlt. Stattdessen sind Teams in der Lage, auf natürliche Weise zusammenzuarbeiten und ihre Arbeit zusammenzubringen, egal wo sie sich befinden.
IT-Führungskräfte sollten objektiv beurteilen, ob ihre Teams über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um die Anforderungen an die Zusammenarbeit in einem Unternehmen mit mehreren Bürostandorten und Remote-Mitarbeitern zu erfüllen. Was für einen einzelnen Standort gut funktioniert hat, ist nicht unbedingt für ein Szenario mit mehreren Standorten geeignet. Wenn das IT-Team eines Unternehmens beispielsweise noch nicht über ausgeprägte interne Netzwerkadministrationsfähigkeiten verfügt, ist es wichtig, diese Fähigkeiten entweder durch Einstellung, Schulung oder eine Anbieterpartnerschaft an Bord zu bringen.
Videokonferenztechnologie ist aus Sicht der Netzwerkbandbreite ressourcenintensiv, und sowohl Video- als auch Audioverbindungen können leiden, wenn Latenz oder Verzögerung auftreten, insbesondere bei WAN-Verbindungen (Wide Area Network), die zwei oder mehr Standorte verbinden. Wenn das passiert, kommt die Zusammenarbeit zum Erliegen. Wenn das IT-Team nicht in der Lage ist, die Ursache von Netzwerkleistungsproblemen bei einer Video- oder Audiokonferenz schnell zu ermitteln, wird es umso schwieriger, produktive Meetings und Kollaborationssitzungen für das Unternehmen zu gewährleisten.
Die IT- und Facility-Teams müssen auch die richtige Größe haben, um die Anforderungen an den kollaborativen Support zu erfüllen, die mit einer geografisch verteilten Belegschaft einhergehen. Kollegen, die in anderen traditionellen Büros sowie im Homeoffice arbeiten, benötigen nützliche Antworten auf ihre Fragen, wie sie ein produktives virtuelles oder hybrides Meeting durchführen oder den Ton in großen Besprechungsräumen für optimale Klarheit und Verständlichkeit anpassen können. Aus diesem Grund müssen IT- und Facility-Führungskräfte ihre Teams so gestalten, dass sie das richtige Maß an Unterstützung bieten.
Für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen und Mitarbeitern im Homeoffice ist die richtige Technologie entscheidend, um stabile Verbindungen herzustellen und so eine produktive Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Remote-Arbeit kann sich isolierend und manchmal einsam anfühlen. Tools für die Zusammenarbeit sind unerlässlich, um diese Lücke zu schließen und Mitarbeitern an mehreren Standorten zu helfen, sich mit dem Leben des Unternehmens verbunden zu fühlen. Gleichzeitig können IT- und Facility-Teams anfangs Schwierigkeiten haben, das gestiegene Volumen an Anfragen von mehreren Standorten zu bewältigen.
Wenn ein Kollege in einem Regional- oder Homeoffice in einer anderen Zeitzone Hilfe bei der Einrichtung eines wichtigen Zoom-Meetings mit externen Stakeholdern benötigt, muss er wissen, wann seine Anfrage beantwortet wird. Es ist ratsam, die Erwartungen an die Mitarbeiter an allen Standorten zu verwalten, indem Sie schriftlich klären, wie die IT und die Einrichtungen diese Anfragen priorisieren und bearbeiten, damit sie schnell und einfach auf diese Informationen zurückgreifen können. Darüber hinaus können IT- und Facility-Experten durch die Bereitstellung von Selbsthilferessourcen und die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit Konferenztechnologie ihre Remote-Kollegen in die Lage versetzen, Tools für die Zusammenarbeit sicher zu nutzen. Dies wiederum reduziert den Bedarf an technischer und räumlicher Unterstützung.
IT- und Facility-Teams verlassen sich manchmal auf starke Lieferantenbeziehungen, um die Zusammenarbeit an mehreren Standorten zu ermöglichen. Dies bedeutet oft, dass Sie eine gute Beziehung zu einem Telekommunikationsdienstleister (oder mehreren Anbietern, je nach den an den verschiedenen Standorten verfügbaren Internetdiensten) haben, einschließlich eines Service Level Agreements, das die genauen zu erfüllenden Netzwerkleistungsstandards festlegt.
Ebenso ist es wichtig, ausgezeichnete Beziehungen zu und Vertrauen in alle Anbieter zu haben, die die Collaboration-Technologie des Unternehmens bereitstellen, einschließlich Cloud-basierter Unified Communications-Software und Konferenzlösungen. IT- und Facility-Teams können sich auch auf lokale Managed Service Provider verlassen, die in ihrem Namen Vor-Ort-Support leisten.
Unternehmen mit mehreren Standorten verwenden häufig Unified Communication-Software, um die interne Zusammenarbeit zu unterstützen. Diese Lösungen umfassen häufig Funktionen wie Sprach- und Videokonferenzen, Messaging und Webinare. Sie können in eine Office-Produktivitätssuite oder eine Customer-Relationship-Management-Software integriert werden, um die Produktivität und Kommunikation mit Kollegen, Kunden oder potenziellen Kunden noch weiter zu steigern. Mit dem Zugriff auf diese Tools über Desktop- und mobile Apps können Mitarbeiter an allen Standorten effektiv im Büro oder unterwegs zusammenarbeiten.
Dann gibt es Konferenzlösungen, die für bestimmte Büroräume entwickelt wurden. Vollständig integrierte Besprechungsraumsysteme helfen Mitarbeitern in Büros, effektiver mit ihren Kollegen in größeren Besprechungen zusammenzuarbeiten, während Huddle-Space-Lösungen kleinere Teams verbinden, die an bestimmten Projekten arbeiten.
Diese Konferenzlösungen können auch in gängige Plattformen integriert werden, die Mitarbeiter verwenden können, um externe Geschäftspartner und Kunden einzubinden, wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams. Mit flexiblem Zugriff auf eine Vielzahl von Kollaborationstools kann das Unternehmen reaktionsschnell und auf der idealen Plattform verfügbar sein.
Das Verbinden mehrerer Standorte ist schwieriger, als es auf den ersten Blick scheint. Was an einem einzelnen Standort eine relativ einfache Aufgabe war, wird zu einem komplizierten Unterfangen, wenn mehrere Standorte über das WAN überbrückt werden. IT-Führungskräfte sollten im Voraus definieren, wie sie die Netzwerkleistung gewährleisten, die zur Unterstützung der Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen erforderlich ist. Dazu gehört die Implementierung von QoS-Einstellungen (Quality of Service), die bestimmen, wie verschiedene Arten von Netzwerkverkehr relativ zueinander priorisiert werden.
Der Datenverkehr von Video- und Audiokonferenzen ist beispielsweise bandbreitenintensiv und empfindlich gegenüber Latenzen. Sie erfordern eine höhere Priorität als E-Mails, die asynchron sind und nicht unter den gleichen Leistungsproblemen leiden. Viele IT-Führungskräfte verwenden Software-Defined WAN (SD-WAN)-Technologie, um ein privates WAN zu erstellen und QoS über mehrere Standorte hinweg zu implementieren. SD-WAN bietet auch einige andere attraktive Remote-Verwaltungs- und Business-Continuity-Funktionen.
Netzwerküberwachungs- und Analysetools sind ebenfalls unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Netzwerkleistung Konferenzen und Zusammenarbeit unterstützt. Sie sind auch hilfreich, um zu überprüfen, ob Telekommunikationsanbieter ihre SLAs einhalten. IT-Führungskräfte sollten proaktiv überlegen, wie sie die Netzwerkleistung an allen Standorten des Unternehmens unabhängig überwachen können.
Effektive Zusammenarbeit war noch nie so wichtig wie heute, aber sie ist auch kompliziert für Unternehmen mit mehreren Standorten. Vor diesem Hintergrund sollten IT- und Facility-Führungskräfte vor der Implementierung einer Collaboration-Lösung eine Due Diligence durchführen. Mit der richtigen Kombination aus Technologie, Fähigkeiten und Lieferantenbeziehungen können sie sicherstellen, dass ihre Unternehmen über alles verfügen, was sie für eine erfolgreiche und effektive Zusammenarbeit über mehrere Standorte und virtuelle Umgebungen hinweg benötigen.
