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多办公室组织的远程员工策略

一位女士在家里的办公室用笔记本电脑与同事进行电话会议。

作为一位需支持跨多个办公室的远程员工协作的 IT 管理者,您不得不应对复杂性。

解决协作挑战的方式是评估:

  • 技术支持流程和政策 
  • 供应商关系 

IT 技能和人员配置,尤其是:

  • 网络管理 
  • 支持使用协作工具的人员

在为拥有远程员工的多办公室组织实现有意义的协作时,IT 和设施领导者需要完成他们的工作。他们不仅必须根据组织的需求选择正确的协作技术,而且还必须确保他们拥有必要的正确技能和供应商资源,以确保在所有地点成功实施。

下面我们来了解 IT 和设施领导者需要什么才能成功实现这些类型组织之间的协作。

多办公室协作的 IT 和设施要求

由于社交距离的不断拉近,视频终端在混合办公环境中比以往任何时候都更加重要。即使是那些回到办公室的人,也可能会参加更多的虚拟会议,无论是与继续远程工作的同事,还是与在办公室但在不同工作空间的其他人。除了视频优先战略外,终端还需要提供顶级的已安装音频输出和麦克风,让团队能够看到和听到正在发生的一切,无论他们是亲自参加还是远程参与。这包括能够清楚地看到人们在房间里走动或在白板上做记号,以改进讨论和互动。这些强大的功能集和大屏幕消除了远程环境中因断开连接或无法参与而产生的挫败感。取而代之的是,无论团队身处何地,他们都能自然而然地进行协作,将工作汇聚在一起。

技能和人员配置

IT 领导者应客观地评估其团队是否具备支持具有多个办公地点和远程员工的组织协作需求所需的技能。适用于单个位置的方法不一定适用于多位置方案。例如,如果一个组织的 IT 团队尚不具备强大的内部网络管理技能,则必须通过招聘、培训或供应商合作伙伴关系来掌握这些技能。

从网络带宽的角度来看,视频会议技术是资源密集型的,如果出现延迟或延迟,视频和音频连接都会受到影响,尤其是在连接两个或多个位置的广域网 (WAN) 连接中。当这种情况发生时,协作就会停滞不前。如果 IT 团队无法快速确定影响视频或音频会议的网络性能问题的根本原因,那么确保组织高效的会议和协作会话将变得更加困难。

IT 和设施团队还必须具有适当的规模,以正确处理地理上分散的员工队伍带来的协作支持需求。在其他传统办公室以及家庭办公室工作的同事将需要有用的答案来回答他们关于如何进行高效的虚拟或混合会议或如何在大型会议室中调整音频以获得最佳清晰度和可理解性的问题。因此,IT 和设施领导者必须设计他们的团队以提供适当级别的支持。

一位女士在家里的办公室用笔记本电脑与同事进行电话会议。

对于拥有远程员工的多办公室组织而言,采用合适的技术是实现协作和连接的关键。

支持流程

远程工作会让人感到孤立,有时甚至会感到孤独。协作工具对于弥合这一差距并帮助多个地点的员工感受到与组织生活的联系至关重要。同时,IT 和设施团队最初可能难以管理来自多个位置的不断增加的请求量。

如果不同时区的区域或家庭办公室的同事需要帮助安排与外部利益相关者的重要 Zoom 会议,他们需要知道他们的查询何时会得到答复。明智的做法是,通过以书面形式阐明 IT 和设施将如何优先考虑和处理这些请求,从而管理所有地点的员工的期望,以便他们可以快速轻松地参考这些信息。此外,通过提供自助资源和培训员工如何使用会议技术,IT 和设施专业人员可以使他们的远程同事能够自信地使用协作工具。这反过来又减少了对技术和设施支持的需求。

供应商关系

IT 和设施团队有时依靠强大的供应商关系来实现多地点协作。这通常意味着与电信服务提供商(或多家提供商,取决于不同位置可用的互联网服务)建立良好的关系,并签订服务级别协议,指定要满足的确切网络性能标准。

同样,与提供组织协作技术(包括基于云的统一通信软件和会议解决方案)的所有供应商建立良好的关系并信任也至关重要。IT 和设施团队还可以依靠本地托管服务提供商代表他们提供现场支持。

多地点远程协作解决方案

通常,拥有多个位置的组织使用统一通信软件来支持内部协作。这些解决方案通常包括语音和视频会议、消息传递和网络研讨会等功能。他们可以与办公室生产力套件或客户关系管理软件集成,进一步提高生产力和与同事、客户或潜在客户的沟通。通过桌面和移动应用程序访问这些工具,所有地点的员工都可以在办公室或旅途中有效地协作。

然后是为特定办公空间设计的会议解决方案。完全集成的会议室系统可帮助办公室员工在大型会议中与同事更有效地协作,而小型会议空间解决方案则将从事特定项目的小型团队联系起来。 

这些会议解决方案还可以与员工可用于吸引外部业务合作伙伴和客户(如 Zoom、Google Meet 和 Microsoft Teams)的流行平台集成。通过灵活访问各种协作工具,组织可以在理想的平台上做出响应并可用。

连接多个地点的最佳实践

连接多个位置比最初看起来更具挑战性。在WAN中桥接多个位置时,在单个位置执行相对简单的任务时,将变得复杂。IT 领导者应提前定义他们将如何保证支持整个组织协作所需的网络性能。这包括实施服务质量 (QoS) 设置,这些设置决定了如何对各种类型的网络流量进行优先级排序。

例如,视频和音频会议流量是带宽密集型的,并且对延迟很敏感。它们需要比电子邮件更高的优先级,电子邮件是异步的,不会遇到相同类型的性能挑战。许多 IT 领导者使用软件定义广域网 (SD-WAN) 技术来创建专用广域网并跨多个位置实施 QoS。SD-WAN还提供其他一些有吸引力的远程管理和业务连续性功能。

网络监控和分析工具对于确保网络性能支持会议和协作也至关重要。它们还有助于验证电信提供商是否遵守其 SLA。IT 领导者应主动考虑如何独立监控组织所有位置的网络性能。

实现远程员工协作

有效的协作从未像现在这样重要,但对于拥有多个地点的组织来说,它也很复杂。考虑到这一点,IT 和设施领导者在实施协作解决方案之前应进行尽职调查。通过技术、技能和供应商关系的正确组合,他们可以确保他们的组织拥有跨多个地点和虚拟环境成功有效地协作所需的一切。

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