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リモートワーカーを擁する複数拠点で有意義なコラボレーションを実現する場合、IT部門とファシリティ部門のリーダーは大変な労力を必要とします。組織のニーズに合った適切なコラボレーションテクノロジーを選択するだけでなく、全拠点への導入を成功させるために必要な適切なスキルとベンダーのリソースを確保しなければなりません。
ここでは、このような組織間のコラボレーションを成功させるために、ITリーダーとファシリティリーダーが必要とするものについて見ていこう。
ハイブリッドワークプレイスでは、社会的距離の縮小が進んでいるため、ビデオエンドポイントの重要性がこれまで以上に高まっています。オフィスに戻った社員も、リモートで仕事を続ける同僚や、オフィスにはいるが別のワークスペースにいる同僚と、より多くのバーチャルミーティングに参加することになるでしょう。ビデオファースト戦略に加え、エンドポイントはトップレベルの音声出力とマイクを提供する必要がある。これには、ディスカッションやインタラクションを向上させるために、部屋の中を動き回ったり、ホワイトボードにメモを取ったりしている人をはっきり見る機能も含まれる。このような強力な機能セットと大画面により、リモート環境では、人とのつながりを感じなかったり、仕事に身が入らなかったりすることによるフラストレーションが解消されます。その代わりに、チームがどこにいても、自然にコラボレーションを行い、仕事をまとめることができるようになります。
IT リーダーは、複数のオフィス拠点やリモートワーカーを抱える組織のコラボレーションニーズをサポートするために必要なスキルがチームに備わっているかどうかを客観的に評価する必要があります。1つの拠点でうまくいったことが、複数の拠点にまたがるシナリオでは必ずしも適切とは限りません。例えば、組織のITチームが社内に強力なネットワーク管理スキルをまだ持っていない場合、採用、トレーニング、またはベンダーとの提携のいずれかを通じて、これらのスキルを導入することが不可欠となります。
ビデオ会議テクノロジーはネットワーク帯域幅の観点からリソースを必要とし、特に2つ以上の拠点を結ぶ広域ネットワーク（WAN）接続で遅延やラグが発生すると、ビデオ接続とオーディオ接続の両方に支障をきたす可能性があります。このような事態が発生すると、コラボレーションは停止してしまいます。ITチームがビデオ会議や音声会議に影響を及ぼすネットワークパフォーマンスの問題の根本原因を迅速に特定できなければ、組織として生産性の高い会議やコラボレーションセッションを確保することはさらに難しくなります。
また、ITチームやファシリティチームも、地理的に分散した従業員が必要とするコラボレーショ ンサポートに適切に対応できる規模でなければなりません。他の従来型のオフィスやホームオフィスで働いている同僚は、生産性の高いバーチャルミーティングやハイブリッドミーティングを行う方法や、大規模なミーティングルームの音声を最適な明瞭さと聞き取りやすさに調整する方法などに関する質問に対して、有益な回答を必要としています。このため、ITとファシリティのリーダーは、適切なレベルのサポートを提供できるようチームを設計しなければならない。
複数の拠点とリモートワーカーを抱える組織は、適切なテクノロジーを導入することがコラボレーションとつながりを可能にする鍵になります。
リモートワークは孤立し、時には孤独を感じることもあります。コラボレーションツールはこのようなギャップを埋め、複数の拠点にいる従業員が組織とのつながりを感じられるようにするために不可欠です。同時に、ITやファシリティチームは当初、複数拠点からのリクエストの増加に対応するのに苦労するかもしれません。
タイムゾーンの異なる地域や自宅のオフィスにいる同僚が、社外の利害関係者との重要なZoomミーティングの設定に助けを必要としている場合、彼らは自分の問い合わせにいつ答えられるかを知る必要があります。IT部門とファシリティ部門がどのようにこれらのリクエストに優先順位をつけて対応するかを文書で明確にすることで、すべての拠点のスタッフの期待を管理し、この情報を迅速かつ簡単に参照できるようにするのが賢明です。さらに、自助リソースを提供し、会議技術の使い方をトレーニングす ることで、ITやファシリティの専門家は遠隔地の同僚が自信を持ってコラ ボレーションツールを使えるようにすることができます。その結果、技術サポートや設備サポートの必要性を減らすことができるのです。
ITおよびファシリティチームは、複数拠点でのコラボレーションを実現するために、ベンダーとの強固な関係を頼りにすることがあります。これは多くの場合、電気通信サービス・プロバイダー（またはプロバイダー、各拠点で利用可能なインターネット・サービスによって異なる）と良好な関係を築き、満たすべきネットワーク・パフォーマンス基準を厳密に規定したサービス・レベル契約を締結していることを意味します。
同様に、クラウドベースのユニファイドコミュニケーションソフトウェアやコンファレンスソリューションなど、組織のコラボレーションテクノロジーを提供するすべてのベンダーと良好な関係を築き、信頼関係を構築することが不可欠です。また、ITチームやファシリティチームは、現地のマネージドサービスプロバイダーによるオンサイトサポートを利用することもできます。
複数の拠点を持つ組織では、しばしばユニファイド・コミュニケーション（UC）ソフトウェアを使用して社内のコラボレーションをサポートしています。これらのソリューションには、音声会議やビデオ会議、メッセージング、ウェビナーなどの機能が含まれていることが多い。また、オフィス生産性スイートや顧客関係管理ソフトウェアと統合し、同僚やクライアント、見込み顧客との生産性やコミュニケーションをさらに強化することもできます。デスクトップやモバイルアプリからこれらのツールにアクセスすることで、あらゆる場所にいる従業員がオフィスでも外出先でも効果的にコラボレーションを行うことができます。
さらに、特定のオフィススペース向けに設計された会議ソリューションもあります。完全に統合された会議室システムは、オフィスの従業員が大規模な会議で同僚とより効果的にコラボレーションできるよう支援し、ハドルスペースソリューションは特定のプロジェクトに取り組む小規模なチームをつなぎます。
これらの会議ソリューションは、Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなど、従業員が社外のビジネスパートナーやクライアントと関わる際に使用する一般的なプラットフォームとも統合可能です。さまざまなコラボレーションツールに柔軟にアクセスできるため、組織は理想的なプラットフォームで迅速な対応が可能になります。
複数拠点の接続は、見た目以上に難しい。単一拠点では比較的簡単な作業であったものが、WANを経由して複数の拠点をブリッジする場合には複雑な作業になります。IT リーダーは、組織全体のコラボレーションをサポートするために必要なネットワーク・パフォーマンスを保証する方法を事前に定義する必要があります。これには、さまざまな種類のネットワークトラフィックを互いにどのように優先順位付けするかを決定するサービス品質（QoS）設定の実装も含まれます。
例えば、ビデオや音声会議のトラフィックは帯域幅を必要とし、遅延の影響を受けやすい。これらのトラフィックは、非同期で同じ種類のパフォーマンス上の問題に悩まされない電子メールよりも高い優先度を必要とします。多くの IT リーダーがソフトウェア定義 WAN (SD-WAN) テクノロジーを使用してプライベート WAN を構築し、複数のロケーションに QoS を実装しています。SD-WAN は、他にも魅力的なリモート管理および事業継続機能を提供しています。
ネットワーク・モニタリングと分析ツールは、ネットワーク・パフォーマンスが会議とコラボレーションを確実にサポートするためにも不可欠です。また、通信プロバイダーが SLA を遵守しているかどうかを確認するためにも役立ちます。IT リーダーは、組織の全拠点のネットワーク・パフォーマンスを独自に監視する方法を積極的に検討する必要があります。
効果的なコラボレーションは今ほど重要な時代はありませんが、複数の拠点を持つ組織にとっては複雑な問題でもあります。この点を考慮し、IT部門やファシリティ部門のリーダーはコラボレーションソリューションを導入する前に十分な検討を行う必要があります。テクノロジー、スキル、ベンダーの関係を適切に組み合わせることで、複数の拠点や仮想環境でのコラボレーションを成功させ、効果的に行うために必要なものをすべて揃えることができます。
