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Lorsque la plupart des gens pensent à ce qui entrave la productivité sur le lieu de travail, l'acoustique ne leur vient généralement pas à l'esprit. Pourtant, l'acoustique des salles de réunion joue un rôle important dans la capacité des personnes à se comprendre, en particulier dans les lieux de travail hybrides qui utilisent la vidéoconférence. Bien que la pollution sonore soit difficile à résoudre, il existe plusieurs solutions pour y remédier. Voici comment l'acoustique influe sur la qualité d'une réunion et comment les gestionnaires d'installations peuvent utiliser les traitements acoustiques de concert avec la technologie pour créer de meilleures expériences de vidéoconférence.
Bien que l'acoustique ne soit pas visible à l'œil nu, elle a une influence profonde sur l'expérience de la vidéoconférence, en particulier dans un environnement de travail hybride qui comprend à la fois des collègues en personne et des collègues à distance. Lorsque la pollution sonore empêche les collègues de s'entendre (faible intelligibilité), ils doivent soit interrompre continuellement le flux de la conversation pour demander à quelqu'un de répéter ce qui vient d'être dit, soit rester assis dans un silence frustré pendant que la réunion se poursuit, incompréhensible pour eux par intermittence.
Dans le pire des cas, un environnement acoustique difficile peut amener les participants à se sentir déconnectés de la vie de l'organisation, qu'ils soient au bureau ou qu'ils travaillent à domicile. Les personnes souffrant de troubles auditifs peuvent se sentir particulièrement mal à l'aise lorsqu'elles participent à des réunions au bureau dont l'acoustique est médiocre. Les collègues à distance peuvent également se sentir négligés lorsqu'ils ont plus de mal à suivre la conversation que leurs homologues au bureau. Même certains types de personnalité, comme les introvertis, peuvent avoir du mal à apporter leurs meilleures idées dans des espaces aussi bruyants.
Lorsque des équipes se réunissent pour une réunion, l'attente tacite est que chacun se concentre sur la question à traiter. Cependant, une mauvaise acoustique rend souvent la concentration plus difficile, ce qui entraîne une fatigue mentale inutile, un stress sur le lieu de travail et une diminution de la productivité de l'organisation. Dans le cas de réunions de haut niveau impliquant le conseil d'administration, des clients ou des partenaires externes, un environnement acoustique difficile peut distraire les participants d'un ordre du jour critique et faire en sorte que l'entreprise ait l'air professionnelle et soignée.
En prenant des mesures proactives visant à améliorer l’acoustique dans les espaces de réunion, les responsables des installations peuvent aider leur entreprise à organiser des rencontres de meilleure qualité et plus productives.
Le processus de résolution des problèmes acoustiques dans une salle de réunion prend du temps et nécessite une approche à plusieurs niveaux. Dans certains cas, en particulier lorsque la frustration des employés est importante mais que la direction hésite à réaménager l'espace ou à investir dans la résolution du problème, il peut être utile de faire appel à un consultant expérimenté pour réaliser une étude formelle de l'espace et préparer des recommandations spécifiques pour la salle en question. Cela dit, les responsables des installations peuvent souvent faire beaucoup pour améliorer l'acoustique d'une salle de réunion en appliquant les cinq solutions suivantes.
Bien que de nombreuses entreprises privilégient les meubles aux lignes épurées et aux surfaces dures et plates, il s'agit là d'une des principales causes de pollution sonore dans les salles de réunion. Ces surfaces dures réfléchissent les ondes sonores, qui se répercutent ensuite dans toute la pièce lorsque les gens parlent, mélangent des documents et se déplacent sur leur chaise. L'effet cumulatif peut être beaucoup plus important que ce que l'on pourrait penser en restant simplement dans la pièce lorsqu'elle n'est pas utilisée. C'est pourquoi il est préférable de choisir des meubles souples, rembourrés ou recouverts de tissu, qui peuvent absorber une partie du son ricochant dans la pièce au lieu d'ajouter à la cacophonie
Comme pour les meubles rembourrés, vous pouvez placer des tapis, des rideaux et des tentures sur des surfaces dures comme les sols, les fenêtres et les murs pour améliorer l'acoustique d'une salle de réunion. Les tapis sont discrets, ce qui en fait une bonne option pour les entreprises qui accordent une grande importance à l'esthétique. Les tentures et les rideaux peuvent faire une grande différence si votre salle de réunion comporte de grandes fenêtres ou des panneaux de verre, et les versions insonorisantes sont spécifiquement conçues pour absorber le son, et les participants à la réunion devront se rappeler de les fermer pendant une vidéoconférence. L'ajout de télécommandes au panneau de commande de la salle de réunion permettra aux personnes présentes dans la salle de les régler plus facilement pendant les réunions.
Vous pouvez également installer des panneaux acoustiques d'insonorisation qui complètent l'esthétique intérieure ou se fondent sans effort dans l'arrière-plan des salles de réunion afin d'absorber le son ambiant. Il existe même des panneaux de porte acoustiques spécialisés qui remplissent la même fonction, en réduisant le nombre total de surfaces réfléchissantes dans la pièce. Les baffles acoustiques suspendus au plafond permettent de contrôler la façon dont le son se comporte dans l'espace et peuvent réduire de manière significative la pollution sonore. Il existe une variété de solutions d'éclairage acoustique attrayantes qui permettent d'atteindre le même objectif.
Bien que les plafonds suspendus représentent un compromis entre l'esthétique et l'acoustique, ils peuvent aider à atténuer certains des facteurs contribuant à créer des conditions bruyantes qui rendent inutilement difficile la collaboration sur le lieu de travail hybride. Plus le plafond est haut, plus la surface totale de réverbération du son dans la pièce est importante. En créant un faux plafond avec des dalles insonorisantes, vous pouvez réduire la taille de cette surface et minimiser la dissonance dans votre environnement de conférence. Si vous concevez une nouvelle salle de réunion à partir de zéro ou si vous souhaitez apporter des modifications importantes à une salle existante, vous devriez envisager d'utiliser des cloisons sèches acoustiques pour les murs de votre espace de réunion.
Les solutions de conférence que vous utilisez influenceront également la qualité de l’acoustique des réunions, il est donc judicieux de jeter un coup d’œil à la technologie que vous utilisez actuellement et d’évaluer dans quelle mesure elle prend en charge votre environnement de réunion hybride. Par exemple, une solution comme la méthode Bose Professional La barre vidéo VB1 comprend six microphones à orientation du faisceau qui se concentrent activement sur les voix et rejettent le bruit, ainsi qu’un égaliseur automatique qui offre un son optimisé à tous les participants. Par exemple, une telle solution peut créer des zones d’exclusion qui se concentrent automatiquement sur les personnes qui parlent, en utilisant la technologie de masquage sonore pour exclure les bruits ambiants dans la pièce, tels que le mélange de papier ou le déplacement des chaises. Il peut même être personnalisé pour ignorer le son provenant d’une porte lorsque les gens entrent dans la pièce. Ces fonctions de suppression du bruit et de masquage du son permettent aux collègues qui se joignent à distance par vidéoconférence de suivre plus facilement ce qui se dit. Tout le monde peut se sentir ensemble même lorsqu’ils ne sont pas dans la même pièce, ce qui permet aux équipes de collaborer plus efficacement.
Bien qu'il soit facile de négliger l'acoustique, celle-ci joue un rôle beaucoup plus important dans la collaboration sur le lieu de travail que ne le pensent de nombreuses personnes. Les nuisances sonores peuvent rapidement faire dérailler une réunion par ailleurs productive, en particulier dans un environnement de travail hybride, ce qui peut entraîner des frustrations inutiles parmi les collègues. En prenant des mesures proactives pour améliorer l'acoustique des salles de réunion, les gestionnaires d'installations peuvent aider leurs entreprises à organiser de meilleures réunions et à offrir une présentation plus soignée aux clients et aux parties prenantes.
