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Guide pour choisir des systèmes de production audiovisuelle pour les événements de grande envergure

Un système de production audiovisuelle est indispensable pour offrir une expérience audiovisuelle exceptionnelle, que ce soit dans une grande salle de conférence ou lors d’une réunion avec des participants en présentiel et à distance. Les experts estiment que près de la moitié des collaborateurs théoriquement basés au bureau sont actuellement en travail hybride. De nombreux collaborateurs sont amenés à s’adapter à un environnement de travail hybride, ce qui oblige les entreprises à réévaluer leurs solutions audiovisuelles pour s’assurer que les systèmes de sonorisation utilisés pour les événements d’entreprise répondent à ces nouveaux besoins. Voici les cinq principaux éléments à prendre en compte pour répondre aux besoins audiovisuels d’une entreprise.

Tenir compte à la fois du contexte général et des différents publics

Les réunions accueillant un grand nombre de participants en présentiel et à distance peuvent présenter des défis particuliers. Les responsables informatiques doivent prendre en compte l’expérience des participants, qu’ils soient sur place dans un espace hors de la salle de réunion principale ou qu’ils participent depuis un lieu éloigné. Mais en même temps, ces systèmes audiovisuels doivent être adaptés aux besoins des employés travaillant à distance. Les entreprises doivent choisir les systèmes qui répondent le mieux aux besoins des utilisateurs et s’inscrire dans un cadre plus large pour assurer une expérience homogène.

Proposer des solutions de qualité pour le télétravail

Étant donné que de nombreux salariés en travail hybride dépendent de l’équipement fourni par l’entreprise, il est important de déterminer d’abord quel équipement audiovisuel les employés peuvent utiliser dans leur bureau à domicile. Voici quelques questions à se poser :

• L’appareil est-il équipé d’une caméra 4K pour les visioconférences ?
• Quelle est la qualité sonore de l’appareil (en tenant compte à la fois de la qualité du haut-parleur pour écouter et du microphone pour parler lors des téléconférences) ? Permet-il de bénéficier d’une bonne qualité sonore lors des téléconférences et visioconférences ?
• L’appareil offre-t-il des solutions telles qu’une installation facile et une connectivité à câble unique qui minimisent les interventions de dépannage ?
• Des accessoires tels que des écouteurs et casques anti-bruit peuvent-ils limiter les distractions et favoriser une meilleure collaboration ?

Optimiser les espaces de collaboration

Pour réduire les coûts et répondre à la demande croissante d’avoir la possibilité de télétravailler, de nombreux employeurs optent pour les espaces de bureaux partagés pour les employés qui travaillent souvent à domicile. Les salles de collaboration ou les espaces communs permettent de rapprocher les employés sur site de groupes plus vastes en leur permettant de participer ou d’animer des événements en ligne. Des solutions simples assurant une capture audio, une lecture et une vidéo de haute qualité peuvent transformer une salle de conférence en une zone d’écoute agréable ou fournir un environnement propice pour un orateur. En outre, les appareils de conférence USB tout-en-un peuvent réduire les interventions de dépannage et aider les employés à se connecter aux événements.

Trouver un équilibre entre la vidéo et le son

Les réunions en ligne se déroulent sur deux plans : le son et la vidéo. La qualité audio est primordiale, quel que soit l’endroit où se trouvent les participants, et les études montrent que l’image aide les participants à établir des relations plus fortes, même dans des environnements à distance.

En plus des périphériques de conférence pour les salles de réunion et les espaces de collaboration de taille petite à moyenne, les solutions de microphones de plafond polyvalents représentent une option facile à gérer pour les espaces de réunion et les auditoriums plus spacieux. Les configurations audio polyvalentes s’adaptent aux dispositions qui conviennent aux participants sur place, sans pour autant sacrifier la qualité audio pour les participants à distance. Les responsables informatiques devraient envisager la possibilité d’utiliser des caméras pour transmettre des images sur le lieu de travail, ainsi que de grands écrans de haute qualité qui permettraient aux participants de se voir, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Fournir une plateforme de dialogue

Aujourd’hui, les meilleures solutions de production audiovisuelle pour les événements de grande envergure disposent de fonctionnalités de dialogue telles que le chat, la possibilité de partager des présentations et la possibilité de donner la parole aux participants pour une séance de questions-réponses. Lorsqu’elles sont utilisées de manière stratégique, ces fonctions favorisent à la fois le dialogue et un sentiment de culture d’entreprise. Pensez à choisir une solution audiovisuelle qui s’intègre aux plates-formes de visioconférence et de communication unifiée. Ces plates-formes disposent souvent de fonctionnalités supplémentaires telles que le chat en direct, les sondages interactifs ou les salles de réunion virtuelles. Les bons systèmes de sonorisation d’événements d’entreprise permettent aux structures de tirer le meilleur parti de la technologie de conférence moderne et permettent de surmonter les difficultés courantes.

Choisir des solutions qui rassemblent tous les éléments

Les entreprises et leurs équipes informatiques sont confrontées à des défis complexes lorsqu’il s’agit de gérer des événements de grande envergure, en particulier dans le contexte hybride actuel. Que ce soit pour des conférences sectorielles ou des réunions à l’échelle de l’entreprise, le bon équipement audio et vidéo peut créer des environnements de collaboration et de dialogue qui rassemblent les équipes, où que se trouvent leurs membres.

Un écran vidéo blanc devant une grande table de conférence.

Le système audiovisuel d’une entreprise est essentiel pour permettre aux employés en travail hybride de participer aux événements numériques.