ビデオ会議包括的なオンライン会議を開催するための5つのヒント

1.ミーティングに対する期待を事前に設定する

事前に会合の期待事項を設定しておくことで、参加への障壁を取り除くことができます。ミーティングリーダーは、ミーティングの目標、取り上げられるトピック、時間の使い方を強調したアジェンダを送ることで、これを簡単に行うことができます。期待事項を設定することで、個々の会議参加者は、事前に準備したり、貢献や質問について考えたり、発生する可能性のある問題を管理したりする機会を得ることができます。

使用するプラットフォーム、利用可能な機能（アクセシビリティの設定や挙手機能など）、会議後に録音やメモを配布するかどうかを知らせましょう。

2.公平なミーティングの文化を発展させる

企業文化は、会議の公平性をさらに高める上で重要な役割を果たします。リモートワークやハイブリッドワークの現実として、多くの社員がビデオ通話に参加し、プライベートの内情を知られたくないと思っているかもしれません。また、育児や介護、病気の家族への対応などの仕事と会議を両立させている場合もあります。

このような問題を考慮した時間帯にミーティングを予定することで、雰囲気を作る。カメラのミュートや電源オフの許可や、偽の背景を入れたりぼかしたりするオプションなど、注意散漫に対処するためのベストプラクティスを作成する。また、会議中にペットや子供が部屋に迷い込んでくることはよくあることであり、忍耐とユーモアをもって対処すべきであることを強調することも有効である。

また、会議の公平性の重要性についてチームを教育し、それを支援するツールや言葉を強調することも有効だ。例えば、中断を目撃したら同僚に発言するよう促したり、各会議に誰でも貢献できるようなスペースを設けたりする。

3.アクセシビリティ・オプションを備えたビデオ会議ソリューションの使用

デジタル会議は、アクセシビリティを向上させるためにテクノロジーを活用することができます。会議スペースや社内会議のテクノロジーを選択する際には、さまざまな会議プラットフォームとの互換性を考慮し、アクセシビリティの拡張をどのようにサポートするかを検討しましょう。音声合成、キャプション、スクリーンリーダーとの互換性などの機能は、聴覚に問題のある従業員の参加を増やすことができます。

ここでは、さまざまなプラットフォームとそのアクセシビリティ機能の概要を紹介します。

4.貢献拡大のための機能の活用

今日のオンライン・ビデオ会議ソリューションには、ユーザーが貢献しやすくするためのさまざまな機能が搭載されている。しばしば、パワー・ダイナミクスが発言時間を左右することがある。例えば、内向的な性格の人や 情報の処理に時間のかかる人よりも、支配的な性格の人の方が発言時間が長くなることもあ る。そのような場合に役立つ機能がいくつかあります。

例えば、挙手機能を使えば、特定の社員が発言したいことをイベントの進行役に知らせることができます。また、チャット機能を使用することで、発言しづらい人や、その場でカメラや音量を上げられない環境にいる人も質問することができます。表示名」機能を活用することで、従業員は必要に応じて画面上で自分の代名詞を共有することもできます。

5.オプショナル・カメラ・ポリシーの導入

パンデミックの初期には、多くのマネジャーが従業員とのつながりを深め、包括的な関係を築きたいと考え、カメラをつけたままにすることを奨励した。新たな研究によると、従業員にカメラをつけていることを義務づけると、ズームの疲労が増加し、女性や新入社員に不釣り合いな影響を与える可能性があるという。研究者の報告によると、社会経済的地位や育児責任の詳細が明らかになる可能性のある背景に対する懸念から、しばしば女性従業員により厳しい外見基準を課す「身だしなみ格差」まで、問題は多岐にわたった。

すべての会議、または特定の会議（たとえば顧客を含まない会議など）でカメラをオプションにすることで、オンライン・ビデオ会議はより包括的なものになる。