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全社イベントの企画、複数の部屋を使ったカスタマーイベントの開催、業界カンファレンスでのサウンド・ビジュアルの提供など、優れたイベントを実現するうえでテクノロジーの重要性はこれまで以上に高まっています。
適切なテクノロジーでイベントが運営・管理できれば、ITチームの課題を減らし、またさまざまな場所から参加する参加者全員に一貫した体験を提供することができます。
ここでは、マルチルームイベント特有の課題と、ITリーダーが毎回確実に成功させるための戦略について詳しく見ていきます。
今日のビジネスシーンでは、大規模なスペースと小規模なブレイクアウトルームが混在したり、対面式の参加者とバーチャルな参加者がペアになったりと、さまざまな大規模イベントが開催されることが多くなっています。例えば、以下のようなものがあります：
イベントテクノロジーを活用することで、ITチームは、複雑なマルチルームイベントを効果的に管理できます。
このようなイベントには、従業員、企業幹部、役員、顧客、さらには一般市民など、さまざまな利害関係者が含まれます。そのため、イベント全体で強力なオーディオビジュアル体験を提供することが重要です。それは、ビジネスブランドの背後にあるプロフェッショナルなデリバリーを強調するだけでなく、スポットライトを本来あるべき場所、つまりコンテンツに直接当てることにもなります。
マルチルームイベントのロジスティックスとプランニングは、ITリーダーにとって課題となることがあります。例えば、参加者が複数の部屋に分散している場合、ITマネージャーはサウンドとAVキャプチャーをナビゲートする方法を見つける必要があります。また、イベントの期間中、参加者全員にセッションが放送されるため、プレゼンターが最高の状態で会議に参加できるようにする必要があります。また、ZoomやMicrosoft Teamsなどのビデオプラットフォームを使用しているバーチャルな参加者にブロードキャストするために、統合された会議技術が必要かどうかという大きな問題もあります。
ITチームが乗り越えられない困難に遭遇しないようにするためには、（特にイベント当日に）企業はイベントの内容を総合的に判断し、柔軟な組織化のアプローチを検討する必要がある。
適切なイベントテクノロジーと戦略があれば、複数の会議室での同時会議セッションをシームレスに実施することが可能です。ここでは5つのヒントをご紹介します：
ITチームは、まず各会議室を調査することから始めるべきです。ある会議スペースと別の会議スペースでは、既存のインフラ、広さ、レイアウト、使用方法によってニーズが大きく異なる可能性があります。各会議室のプランを作成することで、多会議室でのイベントに伴うストレスや懸念を軽減することができます。そこから、ITディレクターは、柔軟な統合ソリューションが正しい選択なのか、それとも特定のセットアップにカスタマイズが必要なのかを、より簡単に判断することができます。
今日の職場環境では、対面式のイベントにデジタル要素が含まれることが多い。ネットワーク帯域幅を利用してバーチャルな参加者を集めるのであれば、ITチームはリモート・プレゼンテーションを放送したり、イベントを録画して後で利用したりすることができます。また、スペース全体のネットワーク容量を把握し、特定の部屋で音響機器や映像機器をケーブルでワイヤレスエリアネットワークに接続するなど、クリエイティブなソリューションが必要な問題がないかどうかを評価することも重要です。
マルチルームイベントの最大のハードルの1つは、サウンドのトラブルシューティングです。ステージ上の演壇から話をする人と、動き回りながら観客と対話する人では、異なるソリューションが必要です。また、イベントにQ&Aセッションが含まれるかどうか、どのようなソリューションが聴衆の参加を容易にするかも考慮します。最近では、さまざまな部屋構成に自動的に調整されるマイクを備えた天井埋め込み型オーディオソリューションに注目するユーザーが増えています。これにより、ITチームの作業が大幅に削減され、出席者や直前のプレゼンターの好みに応じて柔軟に設定を調整することができます。
対面式とバーチャルなイベント参加者の音声と映像のニーズをカバーするために、さまざまな会議室設定を行うことは困難です。統合された会議室ソリューションにより、ITチームは、Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなどのビデオプラットフォームへのオーディオ、ビジュアル、デジタル接続を単一のデバイスで実現できます。その結果、ITディレクターは必要に応じてリモート設定ソフトウェアを使用してより多くの制御を行うことができ、デバイスは一貫して信頼性の高いパフォーマンスを提供します。
イベント・テクノロジーは、大規模イベントの全体的な体験に大きく影響するため、積極的に取り組むのが賢明です。ITディレクターは、イベント前にプレゼンターや現場スタッフのトレーニングを行い、各部屋の機器をテストすることができます。また、イベント前にプレゼンター、事務担当者、現場のITサポート・スタッフとウォークスルーを行い、一般的な問題や、問題が発生した場合のトラブルシューティングの方法を認識してもらうこともできます。最後に、緊急性の高い問題が発生した場合に備えて、知識豊富なAVスタッフを待機させるための人員配置計画を評価することもできる。
イベント・テクノロジーは、多忙な企業が最も複雑なマルチルーム・イベントでハイエンドのオーディオ＆ビジュアル体験を提供するのに役立つことは明らかです。柔軟なテクノロジーを活用し、事前に計画を立て、スタッフやプレゼンターをトレーニングすることで、ITディレクターは、どんなに多面的なイベントであっても、効果的に企業のイベントをサポートすることができます。
