ハイブリッドな職場: 快適な会議スペースを構築するための7つのヒント

チームによって、共同作業に対する要件が異なることは珍しくありません。たとえば、頻繁に会議を行う小規模なチームにとっては、ハドルルーム向けに設計されたオールインワンソリューションが便利ですが、大規模なチームには、より大規模な会議室向けに設計されている高性能な統合型システムが必要と考えられます。

さまざまなチームの働き方や、効果的な共同作業のための要件を理解することで、それぞれに適した会議室環境を構築することができます。

Microsoftの調査によると、企業の意思決定者の66%が、自社のハイブリッドな職場の要件に合わせて空間を物理的に再設計することを検討しています。

従業員の多くが、主に小規模なグループでの共同作業のためにオフィスに出勤しているため、会議室の外観だけでも見直す価値はあります。多くの企業で、整った会議室が重要な役割を果たすことに変わりはないものの、ハドルルームや柔軟性の高い共同スペースも、ハイブリッドな職場環境で特に有効なものとなります。

Microsoftによると、従業員の10人に1人が業務遂行のための十分なインターネット接続が確保できていないとされています。このことを念頭に、リモートワーカーのニーズも十分考慮することが重要です。

また、ハイブリッドな職場環境が従業員同士のやりとりにもたらした変化も考慮する必要があります。Microsoftはレポートの中で、従業員は、全員が同じバーチャルルームにログインしたときに一体感を感じると述べています。ハイブリッドな職場で、リモートワーカーがオフィスにいる同僚とのつながりや共有が困難になると、疎外感を感じる可能性があります。

地方のオフィスやサテライトオフィスと会議を行う企業では、コラボレーションの方法や、効果的なコラボレーションに必要なことを話し合い、それらを把握することが重要です。本社オフィスと同様、ハイブリッドな働き方に合わせて再構想できる可能性があります。また、多くの場合、それらのオフィスにいるチームにも、独自の要件があることがあります。

最先端の会議室環境をもってしても、周囲のノイズが会議の妨げになる場合があります。さらには、共有する情報を意図せずに漏洩してしまう恐れもあります。防音性能やサウンドのマスキング機能を導入することで、全員の声が聞き取りやすくなるだけでなく、音声の明瞭性を確保しつつ、高い機密性も実現できます。これにより、対面かリモートでの参加かにかかわらず、より効果的な会議を行うことができます。

空間の効果をさらに高めるため、照明も、会議室とリモートの職場環境において考慮すべき重要な要素となります。照明が明るすぎたり、周囲が暗すぎたりすると、従業員がお互いを見づらくなり、ボディランゲージを見逃してしまうことにも繋がります。適切な照明により、円滑な会話のための環境を作ることができます。

Microsoft Teams、Zoom、Google Meetなどのユニファイドコミュニケーションプラットフォームとシームレスに連携できる会議システムを選択することが重要です。そうすることで、チームの効果的なコラボレーション、クライアントへのサービス、外部パートナーとの連携を最大限に支援することができます。また、使い方の習得も容易になるため、テクノロジーの使用方法に悩むことなく、会話に集中できるようになります。

PwCによると、米国の経営者の50%が、従業員が会議室の空き状況を確認し、必要なリソースを事前に予約できる、ホテリングアプリケーションやルームスケジューリングソリューションへの設備投資を計画しています。

会議室予約ソリューションを導入することで、予約の重複を防ぐことができ、重要な打合せのための場所がないといった状況に陥ることもなくなります。