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Préparation aux webinaires :

quelques conseils pour réussir vos présentations

Avant la pandémie de COVID-19, les webinaires étaient déjà un outil marketing numérique efficace. C’est d’autant plus vrai aujourd’hui : les échanges vidéo font partie intégrante du quotidien, tant au travail que dans la sphère privée.

Du fait de l’intérêt du public, les entreprises de toutes tailles identifient de plus en plus d’opportunités de proposer des webinaires. Cependant, cette hausse de la participation s’accompagne également de nouvelles attentes de qualité. Pour atteindre et séduire vos clients, vos webinaires doivent être soignés et exempts de tout problème technique audio ou vidéo (pas de son, image floue...) pouvant dégrader l’expérience des participants.

Si vous souhaitez proposer un webinaire qui sera visionné par plusieurs centaines ou milliers de participants simultanément, voici quelques conseils importants à suivre pour sélectionner la bonne technologie et les bons outils en ligne.

Identifiez le format du webinaire : en direct ou enregistré

Il existe deux approches pour les webinaires : en direct et enregistré. Chacune présente des avantages et des inconvénients notables que vous devez soupeser pour déterminer celle qui vous permettra d’atteindre les objectifs de votre entreprise et de votre public. Chaque format de webinaire nécessite une approche particulière en matière de configuration et de gestion.

Les clients et les participants préfèrent de très loin assister à des webinaires en direct au cours desquels ils peuvent interagir, poser des questions et échanger avec l’intervenant. Les moments spontanés inhérents aux événements en direct (une présentation qui ne se charge pas parfaitement, ou les retours en temps réel des participants reçus par l’animateur) offrent la possibilité d’apprendre, de s’adapter et de s’améliorer dans l’instant. Ces sessions rappellent l’ambiance des salles de classe et donnent aux participants le sentiment de faire partie d’un groupe.

Les webinaires enregistrés, quant à eux, ont pour avantage de ne pas dépendre d’un planning quelconque, car ils peuvent être mis à disposition à tout moment sur n’importe quel canal marketing pertinent. L’enregistrement à l’avance permet également de peaufiner la réalisation avant la distribution, en effectuant des retouches, voire plusieurs prises. Les webinaires pré-enregistrés peuvent également être divisés en fragments plus petits et diffusés indépendamment sur les réseaux sociaux, ce qui accroît leur utilité tout en amplifiant le message de la marque.

Un participant prend des notes dans un carnet pendant qu’il visionne un webinaire sur un ordinateur portable

Les webinaires sont devenus des outils marketing cruciaux dont le succès repose sur des technologies et des outils en ligne de qualité.

Évaluez votre équipement technologique

Une fois que vous avez déterminé le format à utiliser, vous pouvez évaluer vos besoins en termes d’équipement. Côté audio, les casques et micros constituent l’essentiel de l’équipement, les préférences variant selon le niveau d’interaction entre l’animateur et les autres intervenants ou participants. Pour un webinaire professionnel, il est préférable d’utiliser un micro-casque ou un micro-cravate à fixer sur les vêtements dans le cas où l’intervenant évolue sur une scène (dans le style des conférences TED).

Pour la vidéo, déterminez s’il est nécessaire de mettre à niveau les webcams standard installées. Toute caméra USB externe doit présenter une résolution supérieure à 1080p, jusqu’à 4K, avec la fréquence d’images la plus élevée possible et un champ de vision compris entre 60 et 90 degrés. L’éclairage est aussi d’une importance capitale pour créer une expérience visuelle attrayante ; prévoyez au minimum l’installation d’un anneau lumineux. Pour les entreprises qui prévoient d’organiser fréquemment des webinaires dans un espace dédié ou un studio, les kits d’éclairage sur trépied composés de deux ou trois éléments peuvent facilement transformer un bureau en une scène de qualité professionnelle.

Autre option intéressante : le périphérique Bose Videobar VB1, qui réunit une caméra ultra-HD 4K, six microphones à lobes de directivité orientables et un son optimisé pour tous les participants. Cette solution tout-en-un simplifie la réalisation de webinaires grâce en intégrant les différents composants pour une expérience efficace et de qualité. Par ailleurs, l’animateur et les intervenants peuvent se déplacer librement dans la pièce sans cesser d’être vus et entendus, donc sans impact négatif sur le résultat.

Sélectionnez une plateforme d’hébergement pour votre webinaire

La popularité des webinaires a également entraîné une explosion des fonctionnalités proposées par les services logiciels dédiés. Les responsables informatiques chargés de sélectionner les meilleurs logiciels pour leur entreprise sont confrontés à une myriade de solutions plus ou moins utiles par rapport à leur objectif. De manière générale, les plateformes destinées aux entreprises offrent de solides protections de sécurité et proposent une utilisation simple et intuitive, avec des packs de licences allant de quelques centaines de dollars à plus de 2 000 dollars par an.

Elles doivent être compatibles avec la capture vidéo 1080p (ou supérieure) haute qualité et proposer des réglages et des protections facilitant la connexion aux micros et aux enceintes utilisés dans la présentation. Par ailleurs, les producteurs qui souhaitent organiser un webinaire doivent étudier les fonctions disponibles en back-end pour communiquer avec le public en amont de la session, notamment les e-mails (pour les rappels et le partage de ressources pertinentes) et les réseaux sociaux, afin d’élargir l’audience.

La simplicité d’utilisation globale pour les participants est un autre aspect crucial à prendre en compte, surtout si la plateforme n’est pas un outil largement utilisé comme Zoom ou Microsoft Teams. Certaines fonctions sont indispensables dans les logiciels actuels de webinaires, comme le partage d’enregistrements et de documents, le chat interne et l’envoi de rappels à l’avance.

Si vous définissez un objectif clair dès le départ et prévoyez le bon format et l’équipement adapté, les webinaires seront une ressource utile pour vos canaux marketing et vous garantiront un retour sur le long terme. En planifiant les choses à l’avance et en posant les bonnes questions tôt dans le processus, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour vous démarquer et vous positionner efficacement sur votre marché.