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L'organisation de vidéoconférences inclusives permet à tous les employés de bénéficier de la meilleure expérience possible.
Une étude récente a révélé que l'employé de bureau moyen passe de 4 à 12 heures par semaine en réunion, et qu'une majorité de ces réunions peuvent impliquer des plateformes de vidéoconférence. Les réunions virtuelles peuvent être entachées des mêmes préjugés que les réunions en face à face, mais la technologie offre un moyen important de garantir l'équité des réunions et de répondre aux besoins de chacun.
Voici un aperçu des meilleures pratiques en matière de vidéoconférence pour l'équité des réunions numériques.
Aidez à éliminer les obstacles à la participation en définissant à l'avance les attentes de la réunion. Les responsables de réunion peuvent facilement le faire en envoyant un ordre du jour qui souligne les objectifs de la réunion, les sujets abordés et la façon dont le temps sera utilisé. En définissant les attentes, les participants à la réunion ont la possibilité de se préparer, de réfléchir à l'avance à leurs contributions ou à leurs questions et de gérer les problèmes qui pourraient survenir.
Indiquez aux participants la plate-forme que vous utiliserez, les fonctions disponibles (telles que les paramètres d'accessibilité ou la fonction de levée de la main) et si des enregistrements ou des notes seront distribués après la réunion.
La culture d'entreprise joue un rôle important dans la promotion de l'équité des réunions. La réalité d'une main-d'œuvre à distance ou hybride est que de nombreuses personnes peuvent participer à des appels vidéo qui offrent un aperçu de leur vie personnelle qu'elles préféreraient ne pas donner. Dans d'autres cas, les employés peuvent jongler entre les réunions et des responsabilités telles que la garde d'enfants, les soins aux personnes âgées ou la prise en charge de membres de la famille malades.
Donnez le ton en programmant les réunions à des heures qui tiennent compte de ces questions. Créez les meilleures pratiques pour gérer les distractions, comme l'autorisation générale de mettre en sourdine ou d'éteindre les caméras, ou la possibilité d'ajouter un faux fond ou de le rendre flou. Il peut également être utile de souligner qu'un animal de compagnie ou un enfant qui s'égare dans une pièce pendant une réunion peut arriver et qu'il faut le prendre avec patience et bonne humeur.
Il est également utile de sensibiliser les équipes à l'importance de l'équité dans les réunions et de mettre en évidence les outils et le langage qui peuvent y contribuer, qu'il s'agisse d'encourager les collègues à s'exprimer lorsqu'ils sont témoins d'interruptions ou de créer un espace dans chaque réunion pour inviter tout le monde à contribuer.
Les réunions numériques offrent la possibilité de s'appuyer sur la technologie pour améliorer l'accessibilité. Lorsque vous choisissez la technologie pour un espace de conférence ou une réunion d'entreprise, tenez compte de la compatibilité avec les différentes plateformes de conférence et examinez la manière dont elles prennent en charge l'accessibilité élargie. Des fonctionnalités telles que la synthèse vocale, le sous-titrage et la compatibilité avec les lecteurs d'écran peuvent accroître la participation des employés ayant des problèmes d'audition.
Voici un aperçu utile des différentes plateformes et de leurs caractéristiques d'accessibilité.
Les solutions de vidéoconférence en ligne d'aujourd'hui comprennent un large éventail de fonctions qui peuvent faciliter la contribution des utilisateurs. Souvent, la dynamique du pouvoir peut influencer qui a le temps de parler. Une personne à la personnalité dominante peut avoir plus de temps d'antenne qu'un introverti ou une personne qui prend le temps de traiter l'information, par exemple. Plusieurs fonctions peuvent aider à résoudre ce problème.
La fonction de levée de la main, par exemple, peut alerter les animateurs de l'événement que certains employés souhaitent prendre la parole. L'activation d'une fonction de chat permet également aux personnes qui ne se sentent pas à l'aise pour parler de poser des questions ou dont l'environnement immédiat n'est pas propice à la mise en marche d'une caméra et d'un volume dans l'instant. L'utilisation de la fonction "afficher les noms" permet également aux employés de partager leurs pronoms à l'écran s'ils le souhaitent.
Au début de la pandémie, de nombreux responsables, soucieux de renforcer les liens et l'intégration, ont encouragé les employés à garder leur appareil photo allumé. Une nouvelle étude suggère que le fait d'exiger des employés qu'ils gardent leur caméra allumée augmente la fatigue de Zoom et peut affecter de manière disproportionnée les femmes et les nouveaux employés. Les chercheurs rapportent que les problèmes vont des préoccupations concernant les antécédents qui pourraient révéler des détails sur le statut socio-économique ou les responsabilités de garde d'enfants au "fossé de toilettage" qui oblige souvent les employées féminines à respecter des normes d'apparence plus strictes.
En rendant les caméras facultatives lors de toutes les réunions ou de certaines d'entre elles - comme celles qui n'incluent pas de clients, par exemple - la vidéoconférence en ligne peut devenir plus inclusive.
L'équité des réunions numériques est un élément essentiel pour maximiser la productivité et offrir la meilleure expérience possible aux employés dans le paysage du travail hybride d'aujourd'hui. Grâce à la technologie, il est plus facile que jamais d'organiser des réunions productives, de créer de l'espace pour que chacun puisse s'exprimer et de tenir compte des problèmes d'accessibilité.
La mise en place de solutions audio et visuelles adéquates peut aider les entreprises à faire de leurs réunions un moyen essentiel de mettre en avant leurs valeurs les plus importantes en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.
