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Utiliser les outils de collaboration à distance pour rassembler au sein des grandes entreprises

Dans l’environnement hybride d’aujourd’hui, les outils de collaboration à distance aident de grandes entreprises à renforcer leur culture de travail, à favoriser une meilleure interaction et à soutenir une communauté dans son ensemble, ce qui explique la hausse de leur utilisation. Un rapport publié en août 2021 par Gartner indique que près de 80 % des employés utilisent des outils de collaboration, soit une augmentation de 44 % depuis 2019. Par ailleurs, selon une étude récente de Quantum Workplace, 30 % des travailleurs collaborent à distance et 35 % ont adopté un modèle hybride. Mais comment l’utilisation de ces outils peut-elle garantir que tous les employés, qu’ils travaillent à domicile ou dans d’autres bureaux, restent impliqués et productifs ?

Voici un aperçu plus détaillé de la façon dont les responsables informatiques peuvent identifier et encourager des systèmes de télétravail qui favorisent l’interaction et le sentiment d’appartenance.

Comprendre les défis liés aux technologies de collaboration

Pour que la transition vers un environnement de télétravail soit réussie, les outils technologiques et l’assistance doivent être adéquats. Le cabinet de conseil en RH Mercer a constaté qu’environ 37 % des entreprises interrogées déclaraient connaître, à distance, des conséquences modérées sur leur culture d’entreprise, avec près de 5 % d’entre elles rapportant des répercussions importantes avec des problèmes majeurs. Lors du choix des outils de collaboration à distance, il faut tenir compte des problématiques suivantes :

  • Sélectionner des fonctionnalités qui répondent aux différents besoins professionnels des employés.
  • Trouver un équilibre entre la gestion des tâches et les fonctionnalités de collaboration et de connexion.
  • Surmonter les problèmes de bande passante et de compatibilité du matériel pour exécuter efficacement les programmes.
  • Prendre en compte des aspects liés à la sécurité.
  • Fournir une assistance continue et assurer l’intégration des employés.
Deux collègues assis dans un bureau utilisant un ordinateur portable pour parler à un autre employé en vidéoconférence.

La collaboration à distance peut permettre de nouer des liens plus étroits, soutenir la progression des employés et optimiser les performances dans des environnements de travail hybrides.

Privilégier la promotion des liens entre collègues à distance

La technologie à distance peut aider les employés à mieux rester en contact entre eux, à se sentir considérés et peut faire avancer d’importantes initiatives culturelles. Les responsables informatiques peuvent sélectionner des technologies et recommander des solutions en ayant à l’esprit les avantages suivants :

  • Connexion en tête-à-tête : Dans le souci d’avoir une main-d’œuvre présente et impliquée, le contact visuel est important. Comme l’a souligné Microsoft, 89 % des travailleurs à distance indiquent que les appels vidéo les aident à se sentir plus en lien avec leur travail et leurs collègues.
  • Amélioration de l’équité: Les initiatives de diversité, d’équité et d’inclusion (DEI) font intégralement partie de la culture d’entreprise d’aujourd’hui, et l’accès à la technologie est un domaine qui suscite un intérêt accru. Gartner prévoit que les réunions d’entreprise sur site passeront de 60 % à seulement 25 % d’ici 2024. Ils recommandent de traiter les employés, quel que soit leur lieu de travail ou leur poste, avec équité en investissant dans les outils de collaboration dans le cloud appropriés, de manière à garantir que chaque personne puisse y avoir accès.
  • Transitions fluides: PWC a communiqué que 57 % des entreprises prévoyaient d’investir  dans des salles de conférence offrant un meilleur accès à la technologie. Les responsables informatiques qui élaborent les stratégies pour les solutions matérielles et logicielles doivent réfléchir à la manière dont la conception des plans de nombreux espaces, des bureaux à domicile aux espaces de réunion sur site, favorise une collaboration et des transitions fluides, quel que soit l’endroit où les équipes travaillent.

Choisir de manière stratégique et privilégier les bonnes technologies à distance

Les responsables informatiques qui choisissent des technologies favorisant l’interaction et l’implication des employés doivent garder en tête plusieurs facteurs pour garantir le succès de leurs initiatives. Il s’agit notamment de sélectionner les fonctionnalités adaptées à votre culture d’entreprise et à vos flux de travail internes. De bonnes fonctionnalités vidéo, des solutions de travail à distance efficaces et la possibilité de tirer parti des technologies de collaboration peuvent au final contribuer à établir une base technologique solide qui favorisera un meilleur engagement. Les responsables informatiques qui commencent par identifier les besoins spécifiques de leur équipe puis les fonctionnalités qui leur faut arriveront peut-être plus facilement à choisir des solutions qui conviennent au plus grand nombre.

L’intégration et la formation des employés peuvent aider les équipes à tirer parti au mieux des solutions de collaboration proposées et permettent souvent de revoir certaines opérations de base et de donner une vue d’ensemble des outils. Les responsables informatiques doivent dispenser des formations qui montrent comment les outils de collaboration à distance apportent de la valeur ajoutée. Ils peuvent également se concentrer sur certains avantages des fonctionnalités liés à l’engagement et mettre en avant des scénarios d’utilisation selon les équipes qu’ils forment. Par exemple, alors qu’une équipe commerciale peut tirer le meilleur parti des fonctionnalités liées aux réunions en tête-à-tête avec les clients ou aux réunions quotidiennes, une équipe RH s’intéressera davantage à comment mener des réunions directives. Une formation et une intégration ciblées peuvent accélérer la création de valeur.

Enfin, il est important de tenir compte des investissements à effectuer dans les infrastructures pour optimiser l’utilisation de la technologie. Par exemple, les responsables informatiques peuvent avoir besoin de mettre à niveau leurs réseaux, de développer des stratégies de cybersécurité pour l’accès à distance ou d’investir dans un système d’affichage optimisé avec des salles de conférence intégrées. En examinant quels équipements et logiciels sont nécessaires à la maison et au bureau pour optimiser la collaboration, les responsables informatiques peuvent éliminer ce qui freine généralement leur adoption par les utilisateurs. Les responsables informatiques peuvent également anticiper des obstacles fréquents en réfléchissant à des stratégies d’assistance. Qui répondra aux questions des utilisateurs ? Comment l’assistance continue et les mises à niveau seront-elles gérées ?

Réussir la collaboration à distance

Avec les bons outils, les entreprises peuvent améliorer les relations entre les employés, former des équipes plus soudées et favoriser une culture d’entreprise positive. Les responsables informatiques qui sont conscients des pièges courants, des avantages et des stratégies à adopter, lors de la mise en œuvre d’outils de collaboration, poseront les fondations d’un modèle de travail à distance et hybride réussi à long terme.