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Le système de vidéoconférence est désormais l’outil le plus important de l’environnement de travail moderne à l’ère du travail hybride.
Avec l'augmentation des réunions virtuelles et des sessions de collaboration en ligne depuis mars 2020, les réseaux utilisant des outils sur site ou basés sur le cloud doivent être flexibles et robustes. Les équipes informatiques qui les gèrent continuent de se heurter à un ensemble de défis en constante évolution, dont la résolution nécessite une nouvelle approche.
Voici quelques-uns des problèmes les plus fréquents associés au système de vidéoconférence moderne et les mesures préventives qui peuvent vous aider à y remédier.
Les systèmes de vidéoconférence conçus et installés avant la pandémie, lorsque les réunions virtuelles étaient moins courantes et que les utilisateurs étaient souvent regroupés en interne plutôt qu'éparpillés sur des sites distants, subissent une double dynamique. Le passage à des plateformes de réunion basées sur le cloud a également modifié la façon dont la bande passante est utilisée, ce qui crée un compromis entre la flexibilité et les fonctionnalités, d'une part, et la capacité des systèmes sur site à gérer un autre type de flux de données, d'autre part.
Les problèmes de bande passante peuvent entraîner des appels interrompus, une mauvaise qualité audio et vidéo due à une perte excessive de paquets, et de mauvaises performances pour le partage et le téléchargement de documents de collaboration. Ces problèmes ont un impact sur la capacité des entreprises à fonctionner et doivent être résolus rapidement et complètement afin de soutenir les activités quotidiennes.
Pour résoudre ce problème, il faut d'abord créer un plan de système de vidéoconférence actualisé. Première étape : Identifier la capacité maximale nécessaire pour répondre à l'augmentation des réunions virtuelles. Cela signifie que les responsables informatiques devront élaborer des propositions de dépenses d'investissement bien argumentées pour renforcer leurs réseaux et utiliser des tactiques éprouvées pour réduire l'impact des utilisateurs distants sur les ressources sur site.
L'utilisation d'un tunnel divisé pour les utilisateurs distants offre la sécurité d'un VPN, mais s'appuie sur la connexion Internet des utilisateurs pour accéder aux applications basées sur le cloud, ce qui réduit la pression sur les ressources internes. Les réseaux locaux doivent également être mis à jour pour éliminer les zones d'ombre du Wi-Fi, tandis que les réseaux étendus doivent être évalués par rapport à la technologie émergente 5G et à d'autres technologies afin de trouver la meilleure structure pour une vidéoconférence de haute qualité.
Les points d'accès mal configurés constituent un autre problème lié aux anciennes configurations réseau des systèmes de vidéoconférence. Ceux-ci permettent aux appareils de se connecter facilement à un réseau et sont essentiels pour répondre aux exigences du monde du travail hybride.
La mise à niveau de la technologie Wi-Fi vers des vitesses supérieures (1,2 Gbps est un objectif raisonnable) peut permettre de prendre en charge davantage d'appareils par point d'accès. Les responsables informatiques peuvent également réorganiser ces points d'accès en fonction du nouveau flux de personnes et de réunions sur le lieu de travail reconfiguré. En outre, il convient d'accorder une attention particulière aux salles de réunion susceptibles d'accueillir un plus grand nombre de terminaux et d'autres appareils riches en données, spécialement conçus pour gérer la vidéo en continu.
Dans la hâte de transférer des millions de travailleurs dans leurs bureaux à domicile au début de 2020, la solution la plus rapide pour la plupart d'entre eux a été d'utiliser les périphériques qu'ils avaient sous la main pour organiser des réunions virtuelles. Cela peut sembler un problème mineur dans le contexte de l'amélioration des systèmes de vidéoconférence, mais l'incompatibilité des équipements est un facteur important dans la réussite des réunions à distance. Souvent, les utilisateurs attribuent à tort à la technologie de l'entreprise la responsabilité des mauvaises expériences de réunion, alors que l'équipement peut être un facteur.
Maintenant que nous approchons des deux années d'augmentation du travail à distance, les entreprises doivent sélectionner l'équipement optimal pour l'utilisation à distance et fournir aux employés les allocations pour couvrir ces dépenses lorsque cela est nécessaire. Le coût est compensé par la valeur de l'équipement périphérique standardisé, qui peut éliminer certains problèmes de qualité et garantir que tous les bureaux distants sont équipés au même niveau.
Les défis posés par les systèmes modernes de vidéoconférence se sont considérablement accrus à l'ère du travail hybride.
L'un des premiers phénomènes viraux survenus lors de la grande ruée vers Zoom, Microsoft Teams, Google Meet et d'autres plateformes de vidéo à distance au début de l'année 2020 a été le phénomène du "Zoom bombing" - des intrus en ligne peuvent accéder aux réunions si les identifiants et les codes d'accès à la réunion sont partagés trop librement. Par conséquent, de nombreux utilisateurs ont appris à être discrets et à protéger les informations relatives aux réunions.
Cependant, certaines fonctions comme la transcription en direct ou les sous-titres facilitent la reproduction et le partage non autorisé des informations de réunion, de même que des documents et secrets commerciaux échangés entre participants par voie numérique.
Le Center for Strategic and International Studies estime que les mesures de cryptage mises en place par les principaux fournisseurs offrent toutes les protections nécessaires, mais l'Agence américaine pour la cybersécurité et la sécurité des infrastructures propose quelques mesures de base pour réduire les risques de violation de la sécurité.
Zoom, Microsoft Teams, Google Meet et d'autres fournisseurs de services de réunion et de collaboration en ligne ont agi rapidement pour tirer parti du passage au travail à distance, en proposant des essais gratuits pour attirer de nouveaux utilisateurs et s'imposer auprès des entreprises clientes. Les équipes informatiques ont dû s'adapter rapidement et dépanner un assortiment d'outils en temps réel.
La vaste sélection d'outils disponibles exerce une pression excessive sur les coûts des communications unifiées et des équipes informatiques, avec une redondance coûteuse résultant de la présence d'une panoplie d'outils. Les organisations doivent sélectionner les meilleurs outils pour servir tout le monde et peuvent commencer par examiner quels sont les choix les plus notables pour leur personnel.
La visioconférence étant appelée à durer, les responsables informatiques devraient procéder à des audits réguliers des équipements et des outils, afin d'identifier les solutions qui permettront aux entreprises d'obtenir les meilleurs résultats à long terme.
