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Avec le retour des travailleurs dans les bureaux à la suite de la pandémie de COVID-19, il y a de nouvelles attentes concernant les comportements et les habitudes de réunion qui deviendront la norme à l'ère du travail hybride. L'une des plus grandes tendances émergentes est la pratique du "bring your own meeting" (BYOM), qui donne aux employés la possibilité d'utiliser leurs appareils personnels, en les reliant aux systèmes de vidéoconférence du bureau pour travailler de manière transparente pendant les réunions.
Ce changement exige des responsables informatiques qu'ils mettent en œuvre une série de nouvelles pratiques opérationnelles et de mises à niveau du capital dans un écosystème commercial en évolution rapide. Cependant, malgré les défis et les questions qui émergeront au cours de la transition, il est essentiel d'établir le BYOM dans le lieu de travail hybride, et les équipes informatiques doivent agir rapidement pour mettre en place les technologies adéquates. Le BYOM est une pratique intelligente qui sépare les gagnants des autres dans le nouveau climat des affaires, avec pour résultat une diminution du taux de rotation, une amélioration de la collaboration et de la productivité et d'autres indicateurs de performance positifs.
Les systèmes de vidéoconférence permettent de communiquer en temps réel avec d'autres personnes, ce qui accroît la productivité.
Cependant, lorsque l'on voyage ou que l'on travaille à distance, le travail hybride n'est pas toujours accessible en raison d'un manque d'équipement ou de restrictions de mise en réseau, de conflits de fuseaux horaires ou de limitations technologiques. BYOM permet au personnel d'organiser des conférences téléphoniques à partir de leur outil préféré, comme Microsoft Teams, Zoom ou Google Meet. Les employés ont également accès au matériel préexistant dans les salles de réunion pour collaborer plus efficacement.
BYOM est synonyme de connectivité totale. Dans un environnement BYOM, l'appareil personnel qu'un employé apporte dans la salle de réunion se connecte à la technologie de la salle et la contrôle, offrant ainsi une expérience personnalisée et centrée sur l'utilisateur. Dans un modèle de travail hybride, les employés peuvent utiliser leurs propres appareils pour accomplir des tâches depuis leur domicile ou leur bureau, inviter des collègues à des sessions, collaborer avec des collègues où qu'ils soient, et rester efficaces et productifs.
Il est essentiel de veiller à ce que les employés disposent d'un environnement BYOM sécurisé pour soutenir cette productivité. Un partenariat avec les employés pour leur fournir les outils, les connaissances et les ressources nécessaires en matière de sécurité permet de protéger leurs appareils et les informations de l'entreprise.
Même avant la pandémie, des études ont montré que 67 % des employés utilisent leurs propres appareils au travail et que les employés qui le font créent une valeur ajoutée de 350 $ par an pour leur entreprise. Ces chiffres ont sans aucun doute augmenté à mesure que les appareils sont devenus plus portables et presque omniprésents dans notre vie quotidienne. Le BYOM permet d'aller encore plus loin en encourageant davantage de travailleurs à utiliser leurs appareils personnels au travail.
Grâce aux systèmes BYOM et de vidéoconférence, les employés peuvent rester connectés, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.
L'un des nombreux avantages d'une stratégie BYOM est l'amélioration de l'efficacité du travail, car il est plus facile pour les employés d'utiliser des appareils qui leur sont familiers. Cela peut améliorer l'efficacité de la vidéoconférence, car les employés seront plus enclins à collaborer dans des environnements de réunion hybrides et des salles de réunion.
Cette connectivité sociale avec les collègues accroît la satisfaction et crée une communauté au sein d'une main-d'œuvre qui a passé un an ou plus à travailler sans interaction en personne. À l'ère de la grande démission et des taux élevés de rotation du personnel, le BYOM peut contribuer à réduire la frustration et le désengagement qui peuvent conduire à des changements d'emploi.
La communication s'améliore également dans les environnements BYOM, car les travailleurs sont susceptibles de recevoir des notifications par l'intermédiaire d'appareils personnels qu'ils gardent sur eux en permanence. Cela est particulièrement bénéfique pour les sites de production et autres situations où les travailleurs passent beaucoup de temps loin des ordinateurs, mais doivent tout de même recevoir des informations importantes.
Outre l'amélioration de la communication, de la collaboration et de la satisfaction professionnelle au niveau individuel et au niveau de l'équipe, les entreprises tirent également profit des modèles BYOM en élargissant leur vivier de talents. Avec le BYOM, les entreprises peuvent recruter des talents de n'importe où, et elles peuvent facilement mettre en place des flux de travail collaboratifs et efficaces pour ces employés. Cela permet de renforcer et d'élargir la portée du marché et de stimuler les efforts de fidélisation.
Les entreprises qui décident de passer à un modèle d'équipe micro-distribuée veulent toujours offrir les mêmes possibilités de collaboration que celles disponibles au siège, ce qui crée d'énormes demandes pour le personnel des services informatiques et des communications unifiées. Selon Gartner, cette évolution accélère de deux à cinq ans les changements dans les outils sur site et dans le nuage. Les directeurs informatiques, les responsables et les dirigeants doivent être prêts à intégrer et à former le personnel nécessaire pour soutenir ces efforts numériques.
Les responsables informatiques doivent également garder à l'esprit que la transition devrait entraîner une augmentation de plus de 26 % des dépenses consacrées aux technologies de cloud public d'ici à la fin de l'année 2021, note Gartner. L'établissement de connexions collaboratives via le cloud peut soutenir les modèles de travail hybrides et BYOM, de sorte que la mise en place des bonnes technologies cloud aujourd'hui peut aider un modèle BYOM demain. Parmi les autres exigences d'une capacité BYOM accrue, citons l'élargissement de la gamme de VPN et l'utilisation plus large des outils de réunion et de collaboration des communications unifiées pour permettre aux employés de disposer d'une variété d'options.
L'instauration d'une culture BYOM solide commence par la sensibilisation des équipes informatiques aux avantages de l'utilisation d'outils collaboratifs. Ensuite, les responsables informatiques doivent s'assurer qu'ils disposent des outils et de la technologie de vidéoconférence qui permettent aux employés de connecter leurs appareils personnels de manière sécurisée et efficace. Les outils de conférence qui permettent aux employés de régler le volume, le positionnement de l'écran et le zoom à partir de leur smartphone ou de connecter leur smartphone à la technologie en tant que haut-parleur améliorent globalement l'expérience BYOM des employés.
À l'avenir, les modèles de travail hybrides et BYOM sont appelés à devenir la norme. Les équipes informatiques doivent trouver des systèmes de vidéoconférence qui rendent le travail aussi fluide que possible pour toutes les personnes concernées, tout en fournissant les outils de gestion dont elles ont besoin pour garantir l'efficacité au fur et à mesure que la demande continue de croître.
