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Les réunions d'entreprise ont connu de nombreux changements au cours des deux dernières années. L'un des phénomènes les plus marquants est que la vidéoconférence, autrefois considérée comme un luxe ou une nouveauté, est soudain devenue incontournable.
Plus important encore, elle a dû passer de la prise en charge de quelques participants dans quelques bureaux distants à celle de dizaines ou plus de participants sur Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts et d'autres plateformes en ligne, dans des lieux multiples et disparates simultanément. Ce brusque changement d'échelle a pris de nombreuses entreprises - et leurs directeurs et responsables informatiques - par surprise.
Ils ont dû trouver comment faire évoluer leurs systèmes de vidéoconférence et comment le faire rapidement : Zoom à lui seul est passé de 10 millions d'utilisateurs quotidiens en décembre 2019 à 300 millions d'utilisateurs quotidiens en avril 2020.
En termes simples, l'évolutivité consiste à prendre en charge un nombre variable de personnes et de points d'extrémité pouvant communiquer simultanément. Plus précisément, il s'agit de prendre en charge un nombre de participants qui peut tenir dans une paire de salles de réunion le matin, mais aussi accueillir des dizaines de participants sur la même plateforme l'après-midi. En outre, un système de vidéoconférence doit désormais pouvoir accueillir aussi bien un grand mur vidéo LED qu'un iPhone lors d'un même appel.
Si l'échelle des conférences a rapidement augmenté au fur et à mesure que la pandémie se prolongeait, son avenir est fait d'évolutivité, c'est-à-dire de capacité à prendre en charge un large éventail de participants et de lieux, comme l'exige le paysage désormais fluide du travail dans les entreprises.
Les systèmes de vidéoconférence doivent être capables de passer de quelques participants à un grand nombre.
Au cours de la dernière décennie, la vidéoconférence est passée d'un modèle coûteux et technologiquement difficile à un modèle basé sur des applications - le logiciel Zoom a été introduit en 2013 et l'application Teams de Microsoft n'a été lancée qu'en 2017 - et les entreprises ont commencé à l'utiliser plus largement.
Ses avantages étaient évidents : se réunir par le biais d'une connexion audio/vidéo permettait de réduire considérablement les frais de déplacement, de créer des formations plus efficaces et plus rentables pour les employés et les utilisateurs finaux, et d'augmenter le quotient de durabilité environnementale d'une entreprise. Ces avantages et d'autres encore ont été amplifiés lorsque la pandémie a mis l'accent sur la connectivité et la collaboration à distance par le biais de la vidéoconférence.
De bonnes communications audio et vidéo nécessitent à la fois une bande passante élevée et une faible latence afin d'éviter les artefacts dans les flux vidéo ou audio, en particulier si l'on utilise de la vidéo 4K et de l'audio haute résolution. Ce qu'un fournisseur d'accès à Internet dit fournir et les débits de données qu'une organisation obtient réellement varient. Il est donc utile de surveiller les performances du réseau à l'aide d'outils en ligne, tels que Ookla et Fast.com.
La Commission fédérale des communications définit la large bande comme un minimum de 25 Mbps en aval et de 3 Mbps en amont. CableLabs a constaté que ce minimum était plus que suffisant pour prendre en charge jusqu'à cinq participants à une vidéoconférence. Dans le cas d'applications interactives en direct et en temps réel, la latence doit être inférieure à 200 millisecondes ou aussi proche que possible du temps réel.
Cela dit, cela suppose un câble hybride fibre/coaxial entre le routeur et les appareils de l'utilisateur. Le Wi-Fi local peut être une variable importante. Les causes courantes d'interférences Wi-Fi sont les téléphones fixes sans fil, les murs en béton, le métal, les miroirs, les micro-ondes, les réseaux Wi-Fi qui se chevauchent et d'autres appareils électroniques sans fil. L'élimination du plus grand nombre possible de ces interférences potentielles peut contribuer à rationaliser la connectivité.
Cependant, plus le nombre de participants augmente, plus les besoins en bande passante augmentent, ce qui entraîne l'apparition d'artefacts (tels que des interruptions dans l'image vidéo ou des décrochages dans l'audio). Une façon de gérer la bande passante lorsqu'une réunion compte de nombreux participants est de demander à certains d'entre eux de se connecter uniquement par audio, ce qui utilise beaucoup moins de bande passante que la vidéo. Certaines plateformes offrent la possibilité de se connecter uniquement par téléphone.
L'augmentation de l'ampleur des réunions peut également accroître la vulnérabilité aux interférences en ligne, c'est-à-dire au piratage. Les responsables informatiques peuvent éviter cela en s'assurant que tous les participants à la plateforme de conférence de l'entreprise disposent de la dernière version logicielle de la plateforme de réunion et du terminal (écran vidéo, smartphone, etc.) qu'ils utilisent. Les fabricants d'applications sont devenus sensibles aux problèmes de piratage et les mises à jour logicielles plus fréquentes en témoignent, avec des correctifs pour corriger les vulnérabilités au fur et à mesure qu'ils en ont connaissance.
Voici d'autres suggestions en matière de sécurité :
La tendance à l'utilisation de plateformes de conférence basées sur des applications et à l'abandon des systèmes propriétaires au cours de la dernière décennie contribue à rendre les conférences plus abordables. Le transfert de l'infrastructure vers le matériel de l'utilisateur, tel que les ordinateurs portables, les smartphones et les tablettes, réduit également les coûts. Les coûts uniques des systèmes matériels installés et portables peuvent varier considérablement, allant de webcams à 100 dollars à des dizaines de milliers de dollars pour des systèmes de téléprésence avancés. Les coûts permanents sont liés à la large bande et aux licences de logiciels/applications et, dans ce cas, les coûts sont proportionnels au niveau d'échelle dont l'organisation a besoin : Plus il y a de "sièges" à la table de vidéoconférence, plus le prix est élevé.
Cependant, de plus en plus de logiciels et de matériels sont vendus "en tant que service", essentiellement sous forme de crédit-bail ou de location-vente, ce qui permet de réduire ou d'éliminer les coûts d'investissement. Il est important de tenir compte de la durée de vie du matériel avant de l'acheter afin de bien comprendre le coût total de la propriété sur une période de cinq à dix ans.
Étant donné que de nombreux composants des systèmes d'entreprise peuvent provenir de sources multiples - une plateforme de salle de réunion par-ci, un iPhone par-là - il est souvent judicieux de s'approvisionner auprès d'un seul fournisseur, ce qui garantit la compatibilité et la facilité de formation. Par exemple, Bose Professional propose des solutions tout-en-un, comme le Videobar VB1, qui peut équiper une salle de conférence de petite ou moyenne taille. Les salles de conférence plus grandes peuvent utiliser des produits tels que le logiciel ControlSpace Designer, EdgeMax enceintes et les processeurs de conférence ControlSpace EX.
En ce qui concerne l'assistance technique, cela dépendra en grande partie de ce que les fournisseurs proposent, mais n'oubliez pas que le premier appel à l'aide lors d'une vidéoconférence sera probablement adressé au responsable informatique. Un responsable qui en sait le plus possible sur le système de vidéoconférence de l'organisation est la meilleure défense.
