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Dans la recherche permanente des meilleures solutions et configurations pour le lieu de travail hybride, les espaces de réunion et les salles de conférence présentent certaines des plus grandes difficultés lorsqu'il s'agit de collaboration, de communication et des ressources qu'elles requièrent. La flexibilité et les exigences de "tout faire" de ces espaces à l'ère des réunions en ligne nécessitent de décider comment mener ces sessions et à quel point les capacités de réunion doivent être centralisées et réglementées.
La question centrale est de savoir si la configuration de votre salle de conférence doit encourager une structure "Bring Your Own Meeting" (BYOM) qui permet aux participants d'organiser des réunions avec leur propre équipement et plateforme de réunion - ou si un PC dédié préconfiguré pour la salle fonctionne mieux.
Les besoins en communications unifiées (CU) d'une salle de conférence moderne requièrent un ensemble de fonctions relativement standard : présentations et partage de documents, utilisation d'un service en ligne ou d'un site web, conférences avec des collègues distants, partage de photos et d'images, et collaboration simultanée à partir de plusieurs appareils. Une fois ces besoins compris, nous allons examiner les différences entre le style BYOM et l'approche PC hébergée pour vous aider à déterminer ce qui convient le mieux à votre organisation.
Dans cette situation, ce sont les travailleurs intellectuels qui dirigent les réunions et les sessions de collaboration, avec la possibilité d'utiliser leur propre ordinateur portable, tablette ou autre appareil pour se connecter au matériel préexistant, tel que les écrans d'affichage et les composants hybrides audio/vidéo comme le Videobar VB1 deBose Professional .
Cette configuration permet à chaque personne présente dans la salle d'utiliser son service de conférence préféré, en lui donnant la possibilité de choisir entre Microsoft Teams, Google Meet, Zoom ou d'autres plateformes dotées des fonctionnalités et de l'interface qu'elle préfère. La possibilité de passer facilement d'un appareil à l'autre - en particulier pour les sessions de collaboration avec des groupes de travail à l'esprit créatif - est un avantage important des environnements "apportez votre propre appareil", qui peuvent contribuer à créer une communauté et une camaraderie à une époque où les liens professionnels sont difficiles à établir.
Les salles BYOM doivent être dotées d'équipements et de capacités de mise en réseau largement ouverts et agnostiques en ce qui concerne les technologies de conférence et de collaboration, comme le VB1 associé à la conférence Mersive Solstice, ou le Barco ClickShare CX-30 ou CX-50. Cela nécessite des mises à jour fréquentes et bien planifiées du micrologiciel de tous les équipements concernés afin que les utilisateurs puissent se connecter et présenter facilement. Il faut également s'assurer que la bande passante est suffisante pour prendre en charge une variété d'outils de présentation et de productivité utilisés presque simultanément.
Dans une salle de conférence équipée d'un PC dédié et de services de conférence et de collaboration, tout le travail sera fait à l'avance afin que les participants puissent prendre part sans avoir la responsabilité de préparer leur équipement pour le spotlight.
Les besoins exacts de la salle font l'objet d'une réflexion approfondie au niveau de l'organisation, ce qui signifie qu'une plate-forme ou une suite unique est généralement choisie par tous les travailleurs et participants. Une fois ces choix effectués, les services informatiques peuvent aller de l'avant avec le matériel et les capacités connexes pour s'assurer que les machines disposent des logiciels nécessaires dans les situations de réunion et de conférence standard.
Pour résoudre ce problème, il faut d'abord créer un plan de système de vidéoconférence actualisé. Première étape : Identifier la capacité maximale nécessaire pour répondre à l'augmentation des réunions virtuelles. Cela signifie que les responsables informatiques devront élaborer des propositions de dépenses d'investissement bien argumentées pour renforcer leurs réseaux et utiliser des tactiques éprouvées pour réduire l'impact des utilisateurs distants sur les ressources sur site.
Tous les équipements complémentaires, tels que le vidéobar, les microphones et les haut-parleurs, auront déjà été connectés et configurés pour l'installation du PC hôte, ce qui élimine quelques étapes supplémentaires de devinettes et de méconnaissance pour les participants et les présentateurs. Bose ProfessionalLa solution Ceiling Audio Solution de Lenovo, par exemple, associée à l'un de ses partenaires technologiques, combine Bose Professional enceintes , le microphone Sennheiser TeamConnect Ceiling 2, un amplificateur Bose Professional et un processeur de signal numérique (DSP) avec un appareil hébergé comme le contrôleur Lenovo ThinkSmart Core + pour offrir une expérience de réunion ultime dans des salles de réunion entièrement intégrées.
Les salles PC hébergées sont généralement mieux adaptées aux réunions très structurées et planifiées pour utiliser des logiciels présélectionnés, utilisés par des participants familiarisés avec les outils de la machine dédiée. Le revers de cette structure rigide est qu'elle peut présenter des difficultés pour les participants qui ne sont pas familiarisés avec l'interface de l'équipement ou du logiciel de la salle, car il n'y a que peu - voire pas du tout - d'options secondaires quant à la manière dont la salle peut être utilisée.
Décider de la configuration de vos salles de conférence et de réunion à l'ère du travail hybride est une responsabilité exigeante. Au moment de choisir entre une configuration BYOM ou un PC hôte, interrogez la direction et les travailleurs sur leurs besoins quotidiens et leurs besoins les plus importants afin de trouver l'équilibre entre la flexibilité, la stabilité et la sécurité.
Pour équiper une salle de conférence moderne, il faut choisir entre une configuration BYOM et une configuration PC hébergée.
