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La bonne configuration de visioconférence pour une petite salle de réunion est essentielle pour offrir la meilleure expérience de visioconférence possible. Aujourd'hui, les responsables informatiques, très occupés, doivent optimiser l'installation pour une plus grande variété d'espaces.
La tendance au travail hybride étant en plein essor, les installations de visioconférence sont nécessaires dans des espaces aussi divers que les salles de conférence au bureau, les bureaux à domicile, les salles de lecture, les espaces polyvalents et même, à l'occasion, la chambre à coucher transformée en bureau. Voici comment aborder les capacités audio et visuelles pour maximiser les performances de la visioconférence dans n'importe quel petit espace.
Aujourd'hui, les défis technologiques les plus importants en matière de visioconférence ont évolué vers la prise en charge de micro-environnements qui donnent aux équipes la possibilité d'être productives et connectées depuis n'importe où. Une étude récente a révélé que 83 % des travailleurs préfèrent les modèles hybrides, ce qui signifie que les organisations doivent maîtriser l'art et la science de la vidéoconférence pour les petits espaces, qu'il s'agisse d'un espace de réunion au bureau ou de l'optimisation de la vidéo et de l'acoustique pour le travail à domicile.
Pour résoudre les problèmes liés à la technologie des salles de conférence dans les petits espaces, il faut souvent adopter une approche différente de celle utilisée dans les grands espaces. Les questions à se poser sont les suivantes :
L'une des pierres angulaires d'une vidéoconférence efficace est la rationalisation de la technologie pour les espaces de réunion au bureau. Les petites salles de conférence conçues pour les réunions peuvent être des centres parfaits pour les employés travaillant au bureau, qui peuvent ainsi se connecter avec leurs collègues et leurs clients dans le monde entier. Téléphoner à partir d'un espace de réunion ne signifie pas nécessairement se regrouper autour d'un ordinateur portable partagé.
Il existe des solutions de connectivité qui offrent des logiciels audio, vidéo et de collaboration intégrés, conçus pour des espaces de conférence allant jusqu'à 6 mètres x 6 mètres (20 pieds x 20 pieds). Elles peuvent fournir la technologie dont les équipes ont besoin tout en éliminant l'encombrement inutile. Par exemple, avec six microphones à orientation automatique, une caméra 4K ultra-HD et le son propriétaire Bose Professional , le VB1 offre le son, les microphones et la capture d'images de haute qualité en un seul appareil.
Lorsque les employés sont multitâches depuis leur domicile ou qu'ils ont besoin de se concentrer dans une pièce où d'autres personnes travaillent, il est important de bien réfléchir à une solution audio. Par exemple, le meilleur casque à réduction de bruit améliorera instantanément l'expérience audio d'une conférence téléphonique, en garantissant que l'utilisateur peut entendre clairement tout en bloquant le bruit ambiant autour de lui, de sorte que ceux qui sont à l'autre bout du fil puissent également entendre clairement l'utilisateur.
Avec le bon casque, les utilisateurs peuvent également personnaliser leur expérience audio, du niveau de volume à la cadence du son. Ils peuvent même filtrer les distractions extérieures et signaler à toute personne se trouvant à proximité qu'une conférence téléphonique est en cours. Que ce soit dans un bureau partagé ou dans un aéroport bondé lors d'un voyage d'affaires, l'utilisation d'un casque anti-bruit offre une plus grande flexibilité pour participer à des conférences téléphoniques.
La formation des employés à l'utilisation optimale de leurs appareils existants peut également contribuer à améliorer l'expérience de la vidéoconférence. Se contenter de se connecter à la plateforme de vidéoconférence et d'espérer que tout se passe bien conduit à des réunions peu dynamiques. Les réglages du son, de la vidéo et du microphone permettent aux utilisateurs de personnaliser les performances de leurs appareils afin d'obtenir la meilleure expérience possible.
Un autre facteur important de l'expérience de la vidéoconférence est la qualité de la connectivité de l'employé. De plus en plus, les employés mettent à rude épreuve les limites de leurs réseaux domestiques avec des programmes à large bande passante. Les responsables informatiques peuvent collaborer avec les employés distants pour optimiser la connectivité existante. Par exemple, la transmission d'une image de vidéoconférence HD nécessite une bande passante ascendante et descendante d'environ 2 Mbps pour maintenir une bonne image vidéo, alors qu'une image 4K nécessite près de 20 Mbps.
Travaillez avec les employés pour vous assurer que leurs connexions internet ou les capacités de leurs appareils peuvent supporter ce niveau de performance. Les personnes qui utilisent des connexions Wi-Fi peuvent également prendre des mesures pour améliorer les performances, par exemple en ajustant la fonction de qualité de service de leur routeur pour donner la priorité aux connexions sans fil.
Travailler de n'importe où ne doit pas signifier sacrifier la qualité du son ou de l'image. La vidéoconférence permet aux travailleurs distants et hybrides d'aujourd'hui de rester connectés, et des choix technologiques stratégiques peuvent améliorer la vidéoconférence, quel que soit l'endroit où les équipes travaillent.
