Sugerencias
Los mejores resultados
Volver a Ideas
Organizar videoconferencias inclusivas garantiza que todos los empleados tengan la mejor experiencia posible.
Según un estudio reciente, el empleado medio de oficina pasa entre 4 y 12 horas a la semana en reuniones, y la mayoría de esas reuniones pueden implicar plataformas de videoconferencia. Las reuniones virtuales pueden implicar los mismos sesgos que las presenciales, pero la tecnología ofrece una vía importante para garantizar la equidad en las reuniones y que se satisfagan las necesidades de todos.
A continuación, un análisis más detallado de las mejores prácticas de videoconferencia para la equidad de las reuniones digitales.
Ayude a eliminar los obstáculos a la participación estableciendo de antemano las expectativas de la reunión. Los responsables de las reuniones pueden hacerlo fácilmente enviando un orden del día en el que se destaquen los objetivos de las reuniones, los temas tratados y cómo se utilizará el tiempo. Al fijar las expectativas, los participantes en la reunión tienen la oportunidad de prepararse, pensar en sus contribuciones o preguntas con antelación y gestionar cualquier problema que pueda surgir.
Informa a los asistentes de la plataforma que utilizarás, de las funciones disponibles (como los ajustes de accesibilidad o la función de levantar la mano) y de si se distribuirán grabaciones o notas después de la reunión.
La cultura de la empresa desempeña un papel importante a la hora de fomentar la igualdad en las reuniones. La realidad de una plantilla remota o híbrida es que muchas personas pueden estar participando en videollamadas que ofrecen una visión de su vida personal que preferirían no dar. En otros casos, los empleados pueden estar compaginando las reuniones con responsabilidades como el cuidado de niños o ancianos o la atención a familiares enfermos.
Marque la pauta programando las reuniones a horas que tengan en cuenta estas cuestiones. Establezca las mejores prácticas para hacer frente a las distracciones, como el permiso general para silenciar o apagar las cámaras, o la opción de colocar un falso fondo o difuminarlo. También puede ser útil destacar que las mascotas y los niños que entran en una sala durante una reunión son cosas que pasan y deben tomarse con paciencia y buen humor.
También es útil educar a los equipos sobre la importancia de la equidad en las reuniones y destacar las herramientas y el lenguaje que pueden contribuir a ello, desde animar a los compañeros a hablar cuando presencien interrupciones hasta crear un espacio en cada reunión para invitar a cualquiera a contribuir.
Las reuniones digitales ofrecen la posibilidad de apoyarse en la tecnología para mejorar la accesibilidad. Al elegir la tecnología para un espacio de conferencias o una reunión de empresa, tenga en cuenta la compatibilidad con las distintas plataformas de conferencias y explore cómo admiten la accesibilidad ampliada. Funciones como la conversión de texto a voz, los subtítulos y la compatibilidad con lectores de pantalla pueden aumentar la participación de los empleados con problemas de audición.
A continuación te ofrecemos un resumen de las distintas plataformas y sus funciones de accesibilidad para que puedas consultarlas rápidamente.
Las soluciones actuales de videoconferencia en línea incluyen una amplia gama de funciones que pueden facilitar la participación de los usuarios. A menudo, las dinámicas de poder pueden influir en quién tiene tiempo para hablar. Por ejemplo, alguien con una personalidad dominante puede tener más tiempo que un introvertido o alguien que se toma su tiempo para procesar la información. Varias funciones pueden ayudar en este sentido.
La función de levantar la mano, por ejemplo, puede alertar a los animadores del evento de que determinados empleados quieren hablar. Habilitar una función de chat también permite hacer preguntas a personas que quizá no se sientan cómodas hablando en voz alta o cuyo entorno inmediato puede no ser propicio para encender una cámara y el volumen en el momento. Aprovechar la función "mostrar nombres" también permite a los empleados compartir sus pronombres en pantalla si así lo desean.
Al principio de la pandemia, muchos directivos que esperaban fomentar una mayor conexión e inclusividad animaron a los empleados a mantener las cámaras encendidas. Una nueva investigación sugiere que exigir a los empleados que lleven las cámaras encendidas aumenta la fatiga de Zoom y puede afectar de forma desproporcionada a las mujeres y a los nuevos empleados. Los investigadores informan de que los problemas van desde la preocupación por los antecedentes que podrían revelar detalles sobre la situación socioeconómica o las responsabilidades en el cuidado de los hijos hasta la "brecha de acicalamiento" que suele someter a las empleadas a normas de apariencia más estrictas.
Al hacer que las cámaras sean opcionales en todas las reuniones o en reuniones seleccionadas -como las que no incluyen a clientes, por ejemplo-, las videoconferencias en línea pueden ser más inclusivas.
La equidad en las reuniones digitales es una consideración crítica para maximizar la productividad y ofrecer la mejor experiencia posible a los empleados en el panorama laboral híbrido actual. La tecnología está facilitando más que nunca que las reuniones sean productivas, que haya espacio para que todos puedan hablar y que se tengan en cuenta los problemas de accesibilidad.
Contar con las soluciones audiovisuales adecuadas puede ayudar a las empresas a convertir sus reuniones en una vía clave para mostrar sus valores más importantes en materia de diversidad, equidad e inclusión.
