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Invertir tiempo y recursos en la creación de espacios de reunión óptimos beneficia a las empresas y los equipos.
El puesto de trabajo híbrido ha llegado para quedarse, y las organizaciones buscan formas inteligentes de mantenerlo a largo plazo. Según un estudio de PwC, el 57% de los ejecutivos estadounidenses tiene previsto invertir en una sala de conferencias con conectividad virtual mejorada. Cuando los compañeros colaboran bien en un entorno de trabajo híbrido, disfrutan de mejores relaciones laborales y experimentan una mayor satisfacción en el trabajo. Todo el mundo puede ponerse rápidamente de acuerdo sobre lo que hay que hacer y, como resultado, la empresa es más productiva.
Las empresas reconocen el valor de un entorno de trabajo híbrido. Sin embargo, elegir e instalar con éxito una nueva solución de conferencias para un espacio de reuniones requiere una planificación previa. Para empezar, las empresas necesitan la tecnología adecuada para los equipos implicados. Esto es especialmente cierto en un contexto híbrido, en el que los compañeros colaboran desde múltiples ubicaciones y entornos. Además, las soluciones de conferencia deben adaptarse a las salas para ofrecer los resultados deseados.
Con una cuidadosa planificación previa, las empresas pueden crear espacios de reunión óptimos para sus entornos de trabajo híbridos. He aquí siete consejos para ayudar a los responsables de TI e instalaciones a conseguirlo.
Llegó el lugar de trabajo híbrido, lo que permite a las empresas crear espacios de reunión óptimos para el entorno de trabajo moderno.
Es probable que los distintos equipos tengan necesidades de colaboración diferentes. Por ejemplo, un equipo pequeño que se reúna con frecuencia podría beneficiarse de una solución todo en uno diseñada para un espacio de reunión, mientras que un equipo más grande podría necesitar un sistema totalmente integrado y de alto rendimiento creado específicamente para una sala de conferencias más espaciosa.
Una vez que comprenda cómo funcionan sus diversos equipos y lo que necesitan para colaborar bien, puede diseñar una configuración de sala de conferencias que se adapte.
Según un estudio de Microsoft, el 66% de los responsables de la toma de decisiones empresariales están considerando la posibilidad de rediseñar los espacios físicos para adaptarlos mejor a las necesidades de sus puestos de trabajo híbridos.
Dado que muchos empleados acuden a la oficina específicamente para colaborar con los miembros del equipo en grupos reducidos, merece la pena replantearse qué aspecto tiene un espacio de reunión. Aunque las salas de conferencias formales siguen desempeñando un papel importante en muchas empresas, los espacios de reunión y los espacios comunes flexibles son especialmente valiosos para un entorno de trabajo híbrido.
Según Microsoft, uno de cada 10 empleados no dispone de una conexión a Internet adecuada para realizar su trabajo. Con esto en mente, asegúrate de que también tienes en cuenta las necesidades de tus trabajadores remotos.
Considera también cómo el entorno de trabajo híbrido ha cambiado la forma en que interactúan con sus compañeros. Como señala el informe de Microsoft, los trabajadores tenían una sensación de inclusión cuando todos se conectaban a la misma sala virtual. Los trabajadores remotos pueden sentirse ignorados si el espacio de trabajo híbrido les dificulta conectar y compartir con sus colegas de la oficina.
Si vas a celebrar conferencias con una oficina regional o satélite, consulta con ella para asegurarte de que entiendes cómo colaboran y qué necesitan para hacerlo bien. Al igual que su oficina principal, puede que también dispongan de espacios especiales que puedan adaptarse a un entorno de trabajo híbrido. Es muy probable que también tengan equipos con requisitos de colaboración únicos.
Incluso con una sala de conferencias de última generación, el ruido de fondo no sólo puede ser una distracción, sino que la información compartida puede ir más allá del alcance previsto. Tanto la insonorización como el enmascaramiento acústico de un espacio facilitan que todo el mundo oiga y sea oído, pero también favorecen la inteligibilidad del audio y proporcionan un nivel de confidencialidad, todo lo cual contribuye a una reunión más eficaz, independientemente de si están presentes en persona o se unen desde una ubicación remota.
Para redondear la eficacia del espacio, la iluminación es un factor clave que también debe tenerse en cuenta, tanto en los espacios de conferencia como en los entornos de trabajo a distancia. Mientras que una iluminación intensa o excesivamente oscura puede dificultar que los compañeros se vean e interpreten el lenguaje corporal, una iluminación adecuada prepara el terreno para una conversación fluida.
Elija un sistema de conferencias que se integre a la perfección con plataformas de comunicaciones unificadas, como Microsoft Teams, Zoom y Google Meet. De este modo, los equipos tendrán más posibilidades de colaborar eficazmente entre sí, atender a los clientes y mantenerse en contacto con socios externos. Además, la curva de aprendizaje será más suave, lo que permitirá a todos centrarse en la conversación en lugar de preocuparse por cómo utilizar la tecnología.
Según PwC, el 50% de los ejecutivos de EE.UU. tiene pensado invertir en aplicaciones de hotelería o soluciones de reserva de habitaciones, que permiten a los empleados verificar la disponibilidad de la sala de conferencias y reservar con anticipación los recursos que necesitan.
Una solución de reserva de la sala de conferencias puede evitar reservas dobles para que nadie se quede sin un lugar para tener una conversación importante.
El lugar de trabajo híbrido ya está aquí, y las empresas están replanteándose la forma de trabajar en sus organizaciones. Al hacerlo, deben evaluar detenidamente en qué medida sus espacios de conferencias favorecen la colaboración entre equipos distribuidos geográficamente.
Con una cuidadosa planificación anticipada, los líderes de TI e instalaciones pueden asegurarse de que tienen espacios de reunión óptimos para sus entornos de trabajo híbridos.
