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En los dos últimos años han ocurrido muchas cosas en las reuniones de empresa. Un fenómeno especialmente notable es que la videoconferencia, antes considerada entre un lujo y una novedad, se ha convertido de repente en algo imprescindible.
Y lo que es más importante, tuvo que pasar de dar soporte a unos pocos participantes en unas pocas oficinas remotas a docenas o más participantes en Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts y otras plataformas en línea en ubicaciones múltiples y dispares de forma simultánea. Ese brusco cambio de escala cogió por sorpresa a muchas empresas y a sus directores y responsables de TI.
Tenían que averiguar cómo escalar sus sistemas de videoconferencia y cómo hacerlo rápidamente: Solo Zoom pasó de 10 millones de usuarios diarios en diciembre de 2019 a 300 millones de usuarios diarios en abril de 2020.
En pocas palabras, escalabilidad significa admitir un número variable de personas y puntos finales que puedan comunicarse simultáneamente. Más concretamente, significa admitir un número de participantes que pueda caber en un par de salas de reunión por la mañana y, al mismo tiempo, dar cabida a docenas de participantes en la misma plataforma por la tarde. Además, ahora un sistema de videoconferencia debe admitir desde un gran mural de vídeo LED hasta un iPhone en la misma llamada.
Aunque la escala de las conferencias aumentó rápidamente a medida que la pandemia perduraba, su futuro es uno en el que la escalabilidad significa ser capaz de soportar una amplia gama de números de participantes y ubicaciones, tal y como requiere el ahora fluido panorama laboral corporativo.
Los sistemas de videoconferencia deben poder escalar de unos pocos a muchos participantes.
A medida que las videoconferencias pasaron de ser un modelo caro y tecnológicamente complicado a uno más basado en apps durante la última década -el software de Zoom se introdujo en 2013 y la app Teams de Microsoft no se lanzó hasta 2017-, las empresas empezaron a utilizarlas de forma más generalizada.
Sus ventajas estaban claras: reunirse a través de una conexión de audio/vídeo podía reducir significativamente los costes de desplazamiento, crear cursos de formación para empleados y usuarios finales más eficaces y rentables, y aumentar el cociente de sostenibilidad medioambiental de una empresa. Estas y otras ventajas no hicieron sino aumentar cuando la pandemia puso un nuevo énfasis en la conectividad remota y la colaboración a través de videoconferencia.
Las buenas comunicaciones de audio y vídeo requieren tanto un gran ancho de banda como una baja latencia para evitar artefactos en los flujos de vídeo o audio, sobre todo si se utiliza vídeo 4K y audio de alta resolución. Lo que un proveedor de servicios de Internet dice que proporciona y las velocidades de datos que una organización obtiene realmente varían, por lo que es bueno supervisar el rendimiento de la red utilizando herramientas en línea, como Ookla y Fast.com.
La Comisión Federal de Comunicaciones define la banda ancha como un mínimo de 25 Mbps de bajada y 3 Mbps de subida. CableLabs comprobó que ese mínimo era más que suficiente para soportar hasta cinco participantes en una videoconferencia. En el caso de aplicaciones interactivas en directo y en tiempo real, la latencia debe estar dentro de los 200 milisegundos o lo más cerca posible del tiempo real.
Dicho esto, esto supone un cable híbrido fibra/coaxial desde el router a los dispositivos del usuario. La Wi-Fi local puede ser una variable importante. Entre las causas habituales de las interferencias Wi-Fi se encuentran los teléfonos fijos inalámbricos, las paredes de hormigón, el metal, los espejos, los microondas, las redes Wi-Fi superpuestas y otros dispositivos electrónicos inalámbricos. Filtrar el mayor número posible de estas posibles interferencias puede ayudar a agilizar la conectividad.
Sin embargo, a medida que aumenta el número de participantes, también lo hacen los requisitos de banda ancha, lo que provoca la aparición de artefactos (como interrupciones en la imagen de vídeo o cortes en el audio). Una forma de gestionar el ancho de banda cuando una reunión tiene muchos participantes es pedir a algunos que se conecten sólo por audio, que utiliza bastante menos ancho de banda que el vídeo. Algunas plataformas ofrecen la opción de conectarse sólo por teléfono.
Aumentar la escala de las reuniones también puede aumentar la vulnerabilidad a las interferencias en línea, es decir, a la piratería informática. Los responsables de TI pueden ayudar a evitarlo asegurándose de que todos los participantes en la plataforma de conferencias de la empresa tengan la última versión de software de cualquier plataforma de reuniones y punto final (pantalla de vídeo, smartphone, etc.) que utilicen. Los fabricantes de aplicaciones se han vuelto sensibles a los problemas de piratería informática y las actualizaciones de software más frecuentes son un reflejo de ello, con parches para corregir las vulnerabilidades a medida que se van conociendo.
Otras sugerencias de seguridad son:
La tendencia de la última década hacia plataformas de conferencia basadas en aplicaciones y alejadas de los sistemas propietarios ayuda a que las conferencias sean más asequibles. Trasladar la infraestructura al hardware del usuario, como portátiles, smartphones y tabletas, también reduce los costes. Los costes únicos de los sistemas de hardware instalados y portátiles pueden variar mucho, desde cámaras web de 100 dólares a decenas de miles de dólares para sistemas avanzados de telepresencia. Los costes continuos proceden de la banda ancha y las licencias de software/aplicaciones, y en estos casos, los costes son proporcionales al nivel de escala que necesita una organización: Cuantos más "asientos" haya en las mesas de videoconferencia, mayor será el precio.
Sin embargo, cada vez son más los sistemas de software y hardware que se venden "como servicio", es decir, en régimen de leasing o arrendamiento con opción de compra, lo que reduce o elimina los costes de capital. Es importante tener en cuenta la esperanza de vida de los equipos antes de comprarlos para comprender plenamente el coste total de propiedad en un periodo de cinco a diez años.
Dado que muchos componentes de los sistemas corporativos pueden proceder de múltiples fuentes -una plataforma de sala de reuniones por aquí, un iPhone por allá-, adquirir los componentes de un único proveedor suele tener sentido, ya que garantiza la compatibilidad y la facilidad de formación. Por ejemplo, Bose Professional ofrece soluciones todo en uno, como Videobar VB1, que puede equipar una sala de conferencias pequeña o mediana. Las salas de conferencias más grandes pueden aprovechar productos como el software ControlSpace Designer, los altavoces EdgeMax y los procesadores de conferencias ControlSpace EX.
En cuanto al soporte técnico, dependerá en gran medida de lo que ofrezcan los proveedores, pero ten en cuenta que la primera llamada de ayuda durante una videoconferencia será probablemente al responsable de TI. Un gestor que sepa todo lo que pueda sobre el sistema de videoconferencia de la organización es la mejor defensa.
