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Cuando se trata de habilitar una colaboración significativa para una organización con varias oficinas y personal remoto, los responsables de TI y de las instalaciones tienen mucho trabajo por delante. No solo deben seleccionar la tecnología de colaboración adecuada para las necesidades de la organización, sino que también deben asegurarse de que cuentan con las habilidades adecuadas y los recursos de proveedores necesarios para garantizar el éxito de la implementación en todas las ubicaciones.
A continuación se expone lo que necesitan los responsables de TI e instalaciones para facilitar la colaboración en este tipo de organizaciones.
Los terminales de vídeo son más importantes que nunca en el lugar de trabajo híbrido como consecuencia del continuo distanciamiento social. Es probable que incluso los que han vuelto a la oficina asistan a más reuniones virtuales, ya sea con compañeros que siguen trabajando a distancia o con otros que están en la oficina pero en espacios de trabajo separados. Además de una estrategia que dé prioridad al vídeo, los terminales deben ofrecer una salida de audio y micrófonos instalados de primer nivel, que permitan a los equipos ver y oír todo lo que ocurre tanto si están en persona como a distancia. Esto incluye la capacidad de ver claramente a las personas que se mueven por la sala o hacen anotaciones en una pizarra para mejorar el debate y la interacción. Estos sólidos conjuntos de funciones y las grandes pantallas eliminan la frustración que supone sentirse desconectado o desvinculado en un entorno remoto. En su lugar, los equipos podrán colaborar de forma natural y aunar su trabajo independientemente de dónde se encuentren.
Los responsables de TI deben evaluar objetivamente si sus equipos cuentan con las capacidades necesarias para satisfacer las necesidades de colaboración de una organización con múltiples oficinas y personal remoto. Lo que funcionó bien en una única ubicación no será necesariamente adecuado en un escenario con varias ubicaciones. Por ejemplo, si el equipo de TI de una organización aún no cuenta con sólidos conocimientos internos de administración de redes, será esencial incorporarlos, ya sea mediante la contratación, la formación o la asociación con un proveedor.
La tecnología de videoconferencia consume muchos recursos desde el punto de vista del ancho de banda de la red, y tanto las conexiones de vídeo como las de audio pueden sufrir si se produce latencia o retraso, sobre todo en las conexiones de red de área extensa (WAN) que conectan dos o más ubicaciones. Cuando esto ocurre, la colaboración se detiene. Si el equipo de TI no es capaz de determinar rápidamente la causa de los problemas de rendimiento de la red que afectan a una videoconferencia o audioconferencia, será mucho más difícil garantizar reuniones y sesiones de colaboración productivas para la organización.
Los equipos de TI e instalaciones también deben tener el tamaño adecuado para gestionar correctamente las necesidades de apoyo a la colaboración que conlleva una plantilla distribuida geográficamente. Los compañeros que trabajan en otras oficinas tradicionales, así como en oficinas domésticas, necesitarán respuestas útiles a sus preguntas sobre cómo organizar una reunión virtual o híbrida productiva o cómo ajustar el audio en grandes salas de reuniones para una claridad e inteligibilidad óptimas. Por este motivo, los responsables de TI e instalaciones deben diseñar sus equipos para que ofrezcan el nivel de asistencia adecuado.
Para las organizaciones de varias oficinas con una fuerza de trabajo remota, tener la tecnología correcta en el lugar es clave para permitir la colaboración y la conexión.
El trabajo a distancia puede resultar aislante y, a veces, solitario. Las herramientas de colaboración son esenciales para salvar esta distancia y ayudar a los empleados de múltiples ubicaciones a sentirse conectados a la vida de la organización. Al mismo tiempo, los equipos de TI e instalaciones pueden tener dificultades al principio para gestionar el mayor volumen de solicitudes procedentes de múltiples ubicaciones.
Si un compañero que trabaja en una oficina regional o en casa, en una zona horaria diferente, necesita ayuda para organizar una importante reunión de Zoom con partes interesadas externas, necesita saber cuándo se responderá a su consulta. Es aconsejable gestionar las expectativas del personal de todas las sedes aclarando por escrito cómo priorizarán y atenderán estas solicitudes el departamento de TI y las instalaciones, para que puedan consultar esta información rápida y fácilmente. Además, al proporcionar recursos de autoayuda y formar al personal sobre cómo utilizar la tecnología de conferencias, los profesionales de TI e instalaciones pueden capacitar a sus colegas remotos para que utilicen con confianza las herramientas de colaboración. Esto, a su vez, reduce la necesidad de asistencia técnica y de instalaciones.
Los equipos de TI e instalaciones a veces dependen de sólidas relaciones con los proveedores para hacer posible la colaboración en múltiples ubicaciones. Esto suele significar tener una buena relación con un proveedor de servicios de telecomunicaciones (o proveedores, en función de los servicios de Internet disponibles en las distintas ubicaciones), completada con un acuerdo de nivel de servicio que especifique las normas exactas de rendimiento de la red que deben cumplirse.
Del mismo modo, es esencial mantener excelentes relaciones y confiar en todos los proveedores que suministran la tecnología de colaboración de la organización, incluido el software de comunicación unificada basado en la nube y las soluciones de conferencia. Los equipos de TI y de instalaciones también pueden confiar en proveedores locales de servicios gestionados para que presten asistencia in situ en su nombre.
A menudo, las organizaciones con múltiples sedes utilizan software de comunicaciones unificadas para apoyar la colaboración interna. Estas soluciones suelen incluir funciones como conferencias de voz y videoconferencia, mensajería y seminarios web. Pueden integrarse con una suite de productividad ofimática o un software de gestión de relaciones con los clientes, mejorando aún más la productividad y la comunicación con colegas, clientes o posibles clientes. Con acceso a estas herramientas a través de aplicaciones de escritorio y móviles, los empleados de todas las ubicaciones pueden colaborar eficazmente en la oficina o sobre la marcha.
También hay soluciones de conferencia diseñadas para espacios de oficina específicos. Los sistemas de salas de reuniones totalmente integrados ayudan a los empleados de las oficinas a colaborar más eficazmente con sus compañeros en reuniones más grandes, mientras que las soluciones de espacios de reunión conectan a equipos más pequeños que trabajan en proyectos específicos.
Estas soluciones de conferencia también pueden integrarse con plataformas populares que los empleados pueden utilizar para relacionarse con socios comerciales y clientes externos, como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. Con un acceso flexible a una variedad de herramientas de colaboración, la organización puede ser receptiva y estar disponible en la plataforma que sea ideal.
Conectar varias ubicaciones es más difícil de lo que parece a primera vista. Lo que era una tarea relativamente sencilla en una única ubicación se convierte en una empresa complicada cuando se conectan varias ubicaciones a través de la WAN. Los responsables de TI deben definir de antemano cómo van a garantizar el rendimiento de red necesario para soportar la colaboración en toda la organización. Esto incluye implementar ajustes de calidad de servicio (QoS) que dicten cómo se priorizarán entre sí los distintos tipos de tráfico de red.
El tráfico de videoconferencias y audioconferencias, por ejemplo, consume mucho ancho de banda y es sensible a la latencia. Requieren una mayor prioridad que el correo electrónico, que es asíncrono y no sufre los mismos problemas de rendimiento. Muchos responsables de TI utilizan la tecnología WAN definida por software (SD-WAN) para crear una WAN privada e implementar la calidad de servicio en varias ubicaciones. SD-WAN también ofrece otras atractivas funciones de administración remota y continuidad del negocio.
Las herramientas de supervisión y análisis de redes también son esenciales para garantizar que el rendimiento de la red es compatible con las conferencias y la colaboración. También son útiles para verificar si los proveedores de telecomunicaciones cumplen sus acuerdos de nivel de servicio. Los responsables de TI deben considerar de forma proactiva cómo van a supervisar de forma independiente el rendimiento de la red en todas las ubicaciones de la organización.
La colaboración eficaz nunca ha sido tan importante como ahora, pero también es complicada para las organizaciones con múltiples ubicaciones. Teniendo esto en cuenta, los responsables de TI y de las instalaciones deben actuar con la diligencia debida antes de implantar una solución de colaboración. Con la combinación adecuada de tecnología, habilidades y relaciones con los proveedores, pueden asegurarse de que sus organizaciones tienen todo lo que necesitan para colaborar con éxito y eficacia en múltiples ubicaciones y entornos virtuales.
