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La tecnología de eventos nunca ha sido tan decisiva para ofrecer experiencias eficaces de reuniones como lo es ahora, ya sea que un director de TI coordine un gran evento para toda la empresa, ayude a organizar un día exitoso para los clientes en varias salas en una sola ubicación o proporcione sonido e imágenes para una conferencia de toda la industria.
Con la tecnología adecuada de administración de eventos, las empresas pueden ofrecer una experiencia coherente a los asistentes que se encuentran distribuidos en diferentes lugares, a la vez que minimizan los desafíos que el personal limitado de TI tiene que enfrentar.
A continuación analizamos algunos de los retos específicos de los eventos multisala, así como las estrategias que los responsables de TI pueden utilizar para asegurarse de que siempre lo hacen bien.
En el panorama empresarial actual, las empresas suelen celebrar grandes eventos en los que se combinan grandes espacios con salas de reuniones más pequeñas, o en los que los participantes presenciales se combinan con asistentes virtuales. Algunos ejemplos son:
La tecnología de eventos ayuda a los directores de TI y a sus equipos a administrar de manera eficaz los complejos eventos en varias salas.
En estos actos participan diversas partes interesadas: empleados, ejecutivos de empresa, miembros del consejo de administración, clientes e incluso el público en general. Por lo tanto, es fundamental ofrecer una experiencia audiovisual sólida durante todo el evento. No sólo subraya la profesionalidad de la marca de una empresa, sino que también pone el foco de atención donde debe estar: directamente en el contenido.
La logística y planificación de eventos multisala puede plantear retos a los responsables de TI. Por ejemplo, con los participantes repartidos por varias salas, los responsables de TI tienen que encontrar la manera de gestionar el sonido y la captura audiovisual. Tienen que asegurarse de que los presentadores de la conferencia tengan el mejor aspecto y sonido mientras las sesiones se retransmiten a todos los participantes durante todo el evento. También está la cuestión de si se necesita una tecnología de conferencias integrada para transmitir a los asistentes virtuales que utilizan plataformas de vídeo como Zoom o Microsoft Teams.
Para que un equipo informático no se encuentre con dificultades insalvables -sobre todo el día del evento-, las empresas deben hacer una evaluación general de lo que implica el acto y plantearse un enfoque flexible de la organización.
Con la tecnología y la estrategia adecuadas, las empresas pueden organizar sin problemas sesiones de conferencia simultáneas en varias salas. Aquí tienes cinco consejos útiles que debes tener en cuenta:
Los equipos de TI deben empezar por echar un vistazo a cada sala de reuniones. Las necesidades de una sala de conferencias pueden diferir drásticamente de otra en función de la infraestructura existente, el tamaño, la distribución y el uso que se le vaya a dar. Elabore un plan para cada sala con el fin de reducir el estrés y las preocupaciones asociadas a los eventos multisala. A partir de ahí, los directores de TI pueden determinar más fácilmente si una solución integrada flexible es la opción adecuada o si una configuración específica requerirá más personalización.
En el entorno laboral actual, los eventos presenciales suelen tener un componente digital. Si una empresa va a depender del ancho de banda de la red para traer a participantes virtuales, los equipos de TI pueden retransmitir una presentación a distancia o grabar eventos para su posterior consumo. También es importante determinar la capacidad de red del espacio en general y evaluar si determinadas salas tienen problemas que requieran soluciones creativas, como la conexión por cable de equipos de sonido y visuales a la red de área inalámbrica.
Uno de los mayores obstáculos de los eventos multisala es la resolución de problemas de sonido. Una persona que habla desde un podio en el escenario requiere una solución diferente que otra que se mueve e interactúa con el público. También hay que considerar si el evento incluirá una sesión de preguntas y respuestas y qué soluciones facilitarán la participación de los asistentes. Cada vez más, los usuarios buscan soluciones de audio para techos con micrófonos que se ajusten automáticamente a las distintas configuraciones de la sala. Esto elimina una cantidad significativa de trabajo para los equipos informáticos y ofrece la flexibilidad de ajustar las configuraciones en función de la asistencia o de las preferencias de última hora de los presentadores.
Configurar diferentes ajustes de sala para cubrir las necesidades audiovisuales de los asistentes a eventos presenciales y virtuales puede ser todo un reto. Con una solución integrada para salas de reuniones, los equipos de TI aportan conectividad de audio, visual y digital a plataformas de vídeo como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams en un único dispositivo. Como resultado, los directores de TI tienen más control mediante el software de configuración remota según sea necesario, y los dispositivos ofrecen un rendimiento fiable de forma constante.
La tecnología para eventos influye significativamente en la experiencia global de los grandes acontecimientos, por lo que es inteligente ser proactivo. Los directores de TI pueden formar a los presentadores y al personal in situ, así como probar los equipos de cada sala antes del evento. También pueden realizar un recorrido antes del evento con los presentadores, el personal administrativo y el personal de asistencia de TI in situ para que conozcan los problemas más comunes y las formas de solucionarlos si surgen. Por último, pueden evaluar los planes de dotación de personal para disponer de personal audiovisual cualificado de guardia en caso de que surjan problemas más urgentes.
Está claro que la tecnología para eventos puede ayudar a las empresas más ocupadas a ofrecer una experiencia audiovisual de alta calidad en los eventos multisala más complejos. Utilizando una tecnología flexible, planificando con antelación y formando al personal y a los presentadores, los directores de TI pueden apoyar eficazmente los eventos de la empresa por muy polifacéticos que sean.
