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Aunque antes se consideraba una tecnología "deseable", hoy en día es necesario que casi todos los trabajadores dispongan de soluciones de videoconferencia de alto nivel. El aumento del trabajo remoto y las reuniones virtuales obliga a los responsables de TI y comunicaciones unificadas a mantenerse al día sobre las soluciones de audio y vídeo que siguen evolucionando.
Consideraciones como el coste, el tamaño del grupo de participantes y la flexibilidad de las opciones de videoconferencia son sólo algunos de los factores que hay que tener en cuenta a la hora de elegir la mejor solución para una empresa o una gran organización.
He aquí algunos consejos útiles para encontrar la combinación adecuada de soluciones de audio y vídeo para videoconferencias que favorezcan el éxito en el lugar de trabajo.
Hay dos piezas importantes para conseguir vídeo de alta calidad: el equipo de cámara y la plataforma que emite la señal de vídeo. Empiece por establecer los requisitos básicos de las cámaras utilizadas para videoconferencias y asigne el presupuesto necesario para que las cámaras web de alta calidad -con una resolución de 1080p o 2160p (4K) y un mínimo de 30 fotogramas por segundo- estén ampliamente disponibles, si no por defecto, en todos los equipos.
En cuanto a la plataforma, decidir lo importante que es el vídeo de alta calidad para el éxito de la reunión ayudará a reducir las opciones. Algunos servicios tienen una resolución máxima de 720p, que será menos agradable que el máximo de 1080p que se está convirtiendo en estándar, especialmente para las soluciones de videoconferencia dirigidas a clientes de nivel empresarial.
La importancia de las reuniones a distancia ha convertido la elección de las soluciones de videoconferencia adecuadas en una prioridad absoluta.
Hoy en día, la videoconferencia rara vez es una necesidad aislada, lo que significa que las soluciones de audio y vídeo de alta calidad deben contar con herramientas básicas de colaboración, como chat y funciones para compartir archivos.
Profundizar en el abanico de prestaciones puede resultar abrumador, con una amplia gama de opciones y capacidades disponibles entre la docena de protagonistas del campo de las soluciones de videoconferencia. Puedes encontrarte comparando características como el número de vídeos de alta calidad que se ejecutan en paralelo, la disponibilidad de una vista de galería o la compatibilidad con subtítulos y transcripción. Antes de crear una hoja de cálculo comparando capacidades, haz una encuesta y examina los datos de uso disponibles en tu organización para saber qué opciones son más necesarias y populares en tu sector.
Piense que es como hacer la lista de la compra semanal antes de ir al supermercado: sólo comprará los alimentos que necesita en lugar de dejarse seducir por opciones tentadoras pero innecesarias.
La flexibilidad y el conjunto de funciones de su solución de videoconferencia deben equilibrarse con las barreras de cifrado -tanto del lado del cliente como las integradas por el proveedor- para mantener seguras las reuniones de negocios importantes.
Los proveedores de servicios con licencias de nivel empresarial deben disponer de una configuración de seguridad flexible que permita a los usuarios exigir contraseñas para todas las reuniones en las que el organizador o presidente se incorpore primero, admita a los participantes y bloquee la reunión cuando sea necesario. Otras opciones útiles son las alertas automáticas para las invitaciones que se reenvían, la posibilidad de bloquear la grabación de las reuniones y la limitación del uso compartido de archivos en áreas de chat públicas para que los archivos confidenciales no estén ampliamente disponibles.
Por parte del proveedor, hay que actuar con la diligencia debida para asegurarse de que las capacidades de almacenamiento de datos son seguras y están separadas de todas las demás redes, con la transmisión de datos protegida por claves de cifrado de 56 o 128 bits, que debería ser el nivel básico para las organizaciones no militares.
Tomar como referencia los datos a la hora de seleccionar conjuntos de características también puede indicar lo cómodos que se sienten los usuarios con las soluciones de audio y vídeo que se han convertido en herramientas de productividad cotidiana en el mundo pospandémico. Parte de la razón por la que Zoom se convirtió tan rápidamente en un participante tan destacado en el mundo de las soluciones de videoconferencia es lo fácil que resultaba para los principiantes conectarse con un solo clic.
Las plataformas deben ser lo más intuitivas y fáciles de usar posible, con funciones populares fácilmente accesibles sin entorpecer la experiencia general. Utiliza pruebas gratuitas cuando estén disponibles para probar nuevas herramientas de forma limitada, e invita a los usuarios de diferentes áreas o departamentos de la empresa a que te den su opinión para juzgar su rendimiento.
Otro consejo para aumentar el uso y el retorno de la inversión: Una vez que hayas puesto a disposición una solución de videoconferencia, ofrece recursos educativos en directo o grabados y autoguiados, o recurre directamente a los fabricantes para que ofrezcan tutoriales y cursos de formación grabados, de modo que los usuarios puedan aprovechar al máximo lo que tienen a su disposición y se sientan cómodos cuando están en la pantalla.
