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Mit der Rückkehr der Arbeitnehmer in die Büros nach der COVID-19-Pandemie gibt es neue Erwartungen an das Verhalten und die Gewohnheiten bei Meetings, die im Zeitalter der Hybridarbeit zum Standard werden. Einer der größten Trends, der sich abzeichnet, ist die Praxis des "Bring your own meeting" (BYOM), die den Mitarbeitern die Flexibilität gibt, ihre persönlichen Geräte zu nutzen und sich mit den Videokonferenzsystemen im Büro zu verbinden, um während der Meetings nahtlos zu arbeiten.
Diese Umstellung erfordert von den IT-Verantwortlichen die Implementierung einer Vielzahl neuer betrieblicher Verfahren und Kapital-Upgrades in einem sich schnell verändernden Unternehmens-Ökosystem. Doch trotz der Herausforderungen und Fragen, die bei der Umstellung auftauchen werden, ist die Einführung von BYOM am hybriden Arbeitsplatz unerlässlich, und IT-Teams müssen schnell handeln, um die richtigen Technologien einzurichten. BYOM ist ein intelligentes Verfahren, das die Gewinner des neuen Geschäftsklimas von den anderen unterscheidet, da es zu einer geringeren Fluktuation, einer verbesserten Zusammenarbeit und Produktivität und anderen positiven KPIs führt.
Videokonferenzsysteme ermöglichen die Kommunikation mit anderen in Echtzeit, was zu einer höheren Produktivität führt.
Wenn man jedoch auf Reisen ist oder aus der Ferne arbeitet, ist hybrides Arbeiten nicht immer möglich, da es an Ausrüstung mangelt, das Netzwerk eingeschränkt ist, Zeitzonen kollidieren oder die Technologie eingeschränkt ist. BYOM ermöglicht es den Mitarbeitern, Telefonkonferenzen über ihr bevorzugtes Tool wie Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet abzuhalten. Die Mitarbeiter haben auch Zugang zu bereits vorhandener Hardware in Besprechungsräumen, um effizienter zusammenzuarbeiten.
BYOM bedeutet vollständige Konnektivität. In einer BYOM-Umgebung stellt das persönliche Gerät, das ein Mitarbeiter in den Besprechungsraum mitbringt, eine Verbindung zur Raumtechnologie her und steuert diese, wodurch ein personalisiertes, benutzerzentriertes Erlebnis entsteht. In einem hybriden Arbeitsmodell können Mitarbeiter ihre eigenen Geräte verwenden, um Aufgaben von zu Hause oder vom Büro aus zu erledigen, Kollegen zu Sitzungen einzuladen, überall mit Kollegen zusammenzuarbeiten und dabei effizient und produktiv zu bleiben.
Die Gewährleistung einer sicheren BYOM-Umgebung für die Mitarbeiter ist eine wesentliche Voraussetzung für die Förderung dieser Produktivität. Die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern, um sie mit den richtigen Tools, Kenntnissen und Ressourcen für die Sicherheit auszustatten, trägt zum Schutz ihrer Geräte und Unternehmensdaten bei.
Schon vor der Pandemie haben Studien gezeigt, dass 67 % der Mitarbeiter ihre eigenen Geräte bei der Arbeit nutzen und dass Mitarbeiter, die dies tun, jährlich einen zusätzlichen Wert von 350 US-Dollar für ihre Unternehmen schaffen. Diese Zahlen sind zweifellos gestiegen, da die Geräte tragbarer und in unserem täglichen Leben nahezu allgegenwärtig geworden sind. BYOM hebt dies auf die nächste Stufe, da es mehr Arbeitnehmer dazu ermutigt, ihre persönlichen Geräte bei der Arbeit zu nutzen.
Mit BYOM und Videokonferenzsystemen können Mitarbeiter in Verbindung bleiben - egal, wo sie sich befinden.
Einer der vielen Vorteile einer BYOM-Strategie ist die Steigerung der Arbeitseffizienz, da es für die Mitarbeiter einfacher ist, Geräte zu verwenden, mit denen sie vertraut sind. Dies kann die Effektivität von Videokonferenzen verbessern, da die Mitarbeiter eher bereit sind, in hybriden Meeting-Umgebungen und Huddle Rooms zusammenzuarbeiten.
Diese soziale Verbindung mit Kollegen steigert die Zufriedenheit und fördert die Gemeinschaft in einer Belegschaft, die ein Jahr oder länger ohne persönlichen Kontakt gearbeitet hat. Im Zeitalter der großen Resignation und der hohen Fluktuation kann BYOM dazu beitragen, die Frustration und das Desengagement zu verringern, die zu einem Arbeitsplatzwechsel führen können.
Auch die Kommunikation verbessert sich in BYOM-Umgebungen, da die Mitarbeiter wahrscheinlich Benachrichtigungen über persönliche Geräte erhalten, die sie immer bei sich tragen. Dies ist vor allem in Produktionsstätten und anderen Situationen von Vorteil, in denen die Mitarbeiter viel Zeit abseits von Computern verbringen, aber dennoch wichtige Informationen erhalten müssen.
Neben einer verbesserten Kommunikation, Zusammenarbeit und Arbeitszufriedenheit auf individueller und Teamebene profitieren Unternehmen auch von BYOM-Modellen, indem sie die Bandbreite ihres Talentpools vergrößern. Mit BYOM können Unternehmen Talente von jedem Ort aus rekrutieren und diese Mitarbeiter problemlos mit kollaborativen und effizienten Arbeitsabläufen ausstatten. Dies schafft eine stärkere und breitere Marktreichweite und trägt dazu bei, die Bemühungen zur Mitarbeiterbindung zu verstärken.
Unternehmen, die sich für den Übergang zu einem Modell mit dezentralen Teams entscheiden, wollen immer noch die gleichen Möglichkeiten der Zusammenarbeit bieten, die auch am Hauptsitz zur Verfügung stehen, was enorme Anforderungen an die IT- und Unified Communications-Mitarbeiter stellt. Laut Gartner beschleunigt dies die Veränderungen bei lokalen und Cloud-basierten Tools um zwei bis fünf Jahre. IT-Direktoren, -Manager und -Führungskräfte müssen darauf vorbereitet sein, die für die Unterstützung dieser digitalen Bemühungen erforderlichen Mitarbeiter einzustellen und zu schulen.
IT-Führungskräfte sollten auch bedenken, dass die Ausgaben für öffentliche Cloud-Technologien bis Ende 2021 um mehr als 26 % steigen werden, so Gartner. Der Aufbau kollaborativer Verbindungen über die Cloud kann hybride und BYOM-Arbeitsmodelle unterstützen, so dass die Einrichtung der richtigen Cloud-Technologien heute einem BYOM-Modell morgen helfen kann. Zu den weiteren Anforderungen einer erhöhten BYOM-Kapazität gehören die Erweiterung der VPN-Reichweite und die Ermöglichung einer breiteren Nutzung von UC-Meeting- und Collaboration-Tools, um den Mitarbeitern eine Vielzahl von Optionen zu bieten.
Der Aufbau einer starken BYOM-Kultur beginnt damit, dass die IT-Teams die Mitarbeiter über die Vorteile der Nutzung von Tools für die Zusammenarbeit aufklären. Dann müssen die IT-Verantwortlichen sicherstellen, dass sie über die Tools und die Videokonferenztechnologie verfügen, mit denen die Mitarbeiter ihre persönlichen Geräte sicher und effizient anschließen können. Conferencing-Tools, die es den Mitarbeitern ermöglichen, die Lautstärke, die Bildschirmposition und das Zoomen von ihrem Smartphone aus einzustellen oder ihr Smartphone als Lautsprecher mit der Technologie zu verbinden, verbessern die BYOM-Erfahrung der Mitarbeiter insgesamt.
Künftig werden hybride und BYOM-Arbeitsmodelle zum Standard gehören. IT-Teams müssen Videokonferenzsysteme finden, die die Arbeit für alle Beteiligten so nahtlos wie möglich gestalten und gleichzeitig die nötigen Verwaltungstools bereitstellen, um die Effizienz zu gewährleisten, wenn die Nachfrage weiter steigt.
