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Große Technologiekäufe können eine große Entscheidungsmüdigkeit hervorrufen. Es ist eine grundlegende Tatsache des IT-Lebens, die unabhängig davon gilt, ob es sich um Server, Software-as-a-Service (SaaS)-Plattformen oder die Konferenzlösungen handelt, die die wichtigsten Interaktionen eines Unternehmens unterstützen. Bei der Auswahl von Videokonferenzoptionen wird die erste wichtige Wahl wahrscheinlich auf eine von zwei Optionen hinauslaufen:
Nicht integrierte Lösungen müssen nicht mit bestimmten Besprechungsräumen verbunden werden und benötigen in der Regel weniger bewegliche Teile als ein integriertes Setup. Infolgedessen kosten sie in der Regel weniger als ein integriertes Gegenstück.
Ein "nicht integriertes" Setup kann eine große Anzahl potenzieller Kommunikationsräume abdecken. Ein Startup mit kleinem Budget, das einen mittelgroßen Raum für Konferenzen reserviert und ihn mit einem All-in-One-Konferenzgerät ausstattet, arbeitet in einem nicht integrierten Raum. Das Gleiche gilt für ein Unternehmen, das nicht integrierte Tools verwendet, um Nebenbüros in hybride Räume oder temporäre/permanente Huddle Rooms umzuwandeln.
Da sie leichter sind, sind nicht integrierte Videokonferenzlösungen auch ideal für Unternehmen mit sich ändernden täglichen Einrichtungsanforderungen. Ein All-in-One-USB-Konferenzgerät VB1 oder VB-S, das an einen Monitor auf einem Rollwagen angeschlossen ist, bringt erstklassiges Audio und Video in jeden Raum. Dies ist eine Möglichkeit, die Videobar-Geräte bereitzustellen, die vielseitige Einsatzmöglichkeiten bieten (als feste Einrichtung oder mobile Lösung) – einer der Gründe, warum sich die Konferenzbar in einer so Vielzahl von Räumen auszeichnet.
Insgesamt machen diese Faktoren nicht-integrierte Konferenzlösungen zu einer guten Wahl für kleine und mittlere Unternehmen mit begrenzten Budgets sowie für solche, die möglicherweise eine Kommunikation auf Konferenzebene in mehreren Räumen ohne dedizierte Hardware in jedem Raum benötigen. Eine BYOM-freundliche Design-Denkweise stellt sicher, dass mehr Benutzer von den Geräten, auf die sie sich bereits verlassen (und der Meeting-Plattform Ihrer Wahl), eine Verbindung herstellen und interagieren können. Diese bieten sowohl einen schlüsselfertigen Weg zu umfassenderen, qualitativ hochwertigeren Konferenzen als auch eine Möglichkeit für Unternehmen mit vorhandener Hardware, ihre Kommunikationsfähigkeiten zu erweitern, ohne zu viel Geld auszugeben.
Ein vollständig integrierter Besprechungsraum ist auf die Bedürfnisse des Unternehmens und die technischen Anforderungen des physischen Raums zugeschnitten. Es ermöglicht Unternehmen auch, die Ästhetik des Raums besser zu berücksichtigen, da die Hardware in die einzigartigen Qualitäten und den Aufbau des Raums integriert ist. Da sie in die Hardware integriert sind, kann dies Unternehmen eine umfassendere Granularität der Kontrolle über einen Raum mit dedizierten Konferenzanforderungen ermöglichen.
Wenn ein nicht integrierter Raum aus wenig mehr als einem Konferenz-Hub, einem Videodisplay und einer Kamera bestehen kann, können integrierte Konferenztools bestehen aus:
Diese sind fest in den Räumen installiert und ermöglichen wie bei nicht integrierten Lösungen wie der VB1 und VB-S eine bessere Zusammenarbeit durch eine natürlichere Kommunikation. Weniger Geräte an Wänden oder Tischplatten geben den Menschen die Freiheit, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die Flexibilität, überall im Raum zu sitzen oder zu stehen, und die Gewissheit, dass sie klar hören und gehört werden. Einfacher ausgedrückt: Es gibt integrierte Konferenzlösungen für dedizierte Kommunikationsräume, die sich durch zahlreiche integrierte Tools durch ästhetische und funktionale Vorteile auszeichnen.
Über das Budget hinaus gibt es Fragen, die sich jeder Geschäfts- und IT-Manager vor dem Kauf einer größeren Konferenztechnologie stellen sollte. Die Erforschung dieser Antworten bietet zumindest eine umfassendere Perspektive auf die Arbeitsbereiche und die Technologien, die erforderlich sind, um sie optimal zu nutzen.
Wie werden die Menschen den Raum nutzen? Es klingt offensichtlich, aber werden Sie hier so konkret wie möglich. Je mehr Sie jetzt wissen, desto besser sind Sie gerüstet, um Entscheidungen zu treffen, wenn diese Zeit gekommen ist. Unterschiedliche Räume haben unterschiedliche Funktionen, und der Bereich, in dem sich die Menschen drängen, erfordert einen anderen Ansatz als der Sitzungssaal einer C-Suite.
In wie vielen Medien müssen Mitarbeiter kommunizieren? Welche Plattform wird verwendet? Wenn Sie sich einen Sitzungssaal der C-Suite ansehen, sollten Sie alle Kommunikationstools und verschiedenen Plattformen berücksichtigen, die Führungskräfte und ihre Partner in ihren Meetings bevorzugen: VoIP, Public Switched Telephone Network (PTSN) usw. Zu wissen, was das System für eine erfolgreiche Schnittstelle benötigt, ist ein wichtiger Leitfaden für die Kaufentscheidung.
Gibt es Platz zum Mischen und Anpassen? Da verschiedene Teams und Räume unterschiedliche Kommunikationsanforderungen haben, kann es sich lohnen, einen hybriden Ansatz in Betracht zu ziehen: Dedizierte, integrierte Konferenztools für die Räume, die sie benötigen, mit nicht integrierten Alternativen, die in Räumen mit flexibleren Einrichtungszwecken verwendet werden.
Wie werden zukünftige Bedürfnisse aussehen? Es ist unmöglich, mit 100%iger Genauigkeit zu antizipieren, aber die Ausrichtung aller erwarteten zukünftigen Anforderungen an eine Technologie-Roadmap kann hilfreich sein, um Tools zu finden, die jetzt und in Zukunft helfen können – eine Überlegung, die von der grundlegenden Budgetierung bis hin zum Wert, den die Lösung in Jahren bieten wird, eine Rolle spielt.
Wenn Sie dieser Denkweise folgen, kann es sich lohnen, sich an einen Händler oder Berater zu wenden, um ein umfassenderes Verständnis der Geschäftsanforderungen und der verfügbaren Tools zu erhalten, um diese zu erfüllen.
Wie bereits aufgeführt, ist der Erwerb von Videokonferenz-Technologie eine wichtige Entscheidung. Hierbei müssen IT-Manager eine Reihe von Aspekten für die vorgesehenen Räume berücksichtigen: die spezifischen Funktionen, die Teams benötigen, und die ultimativen Tools, die erforderlich sind, um diese Bedürfnisse zu erfüllen.
Beginnen Sie mit der Entscheidung, ob das Unternehmen ein integriertes oder ein nicht integriertes System benötigt. Machen Sie von dort aus eine Bestandsaufnahme der Bedürfnisse, erwarteten Ergebnisse und positiven Nebeneffekte, die das Unternehmen verbessern muss. Eine gründliche Entscheidungsfindung lohnt sich besonders in Bereichen wie der IT, wo sichere, genaue Informationen in Zukunft zu einem besseren ROI und technologischer Flexibilität führen.
Die heutigen Konferenzlösungen müssen eine Vielzahl einzigartiger Räume nutzen – jeder mit seinen eigenen einzigartigen Anforderungen an Sound und Audiotechnologie.
