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Cómo habilitar un espacio como sala de reunión en cualquier lugar con soluciones audiovisuales de calidad

Hoy en día, casi cualquier espacio puede convertirse en un lugar de reunión y colaboración, y a menudo es así. Aunque los responsables de TI dominan el arte de equipar todo tipo de espacios, desde las salas de conferencias tradicionales hasta las salas de reuniones, cada vez se les pide más que apoyen las reuniones de equipo en entornos no tradicionales.

Sin embargo, incluso cuando los equipos solicitan apoyo para tener conversaciones privadas en áreas de oficina abierta mientras están sentados en sofás y asientos que normalmente no se ven en el lugar de trabajo, existe tecnología para espacios de salas de reuniones que puede apoyar estos entornos empresariales no tradicionales, a fin de adaptarse a las personas en el lugar, así como también a aquellos que se conectan desde otras ubicaciones.

Cualquier lugar puede ser un espacio para reuniones

La nueva concepción del espacio de reunión tradicional combina colaboración y flexibilidad. Este centro de atención específico aprovecha los recientes avances de la tecnología de audio y vídeo. Aquí, la conectividad por cable e inalámbrica y las pantallas pueden conectarse fácilmente a un ordenador portátil y a equipos de videoconferencia para reunir a personas tanto dentro como fuera de las instalaciones de forma fluida.

Sin embargo, el cambio hacia el trabajo a distancia e híbrido ha hecho evolucionar lo que constituye un espacio de reunión. Una tendencia emergente ha sido el auge de Bring Your Own Meeting (BYOM). Como prolongación del movimiento Bring Your Own Device (BYOD), ya habitual, BYOM permite a los asistentes conectar su propio dispositivo con el hardware disponible en una sala de reuniones, en lugar de tener que depender de la tecnología preconfigurada para esa sala.

Debido a que las salas BYOM ya tienen los periféricos necesarios (una pantalla, un micrófono y una cámara), los empleados pueden conectar rápidamente sus propios dispositivos de forma inalámbrica para iniciar una conferencia mediante su plataforma preferida, ya sea Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.

A medida que la tecnología móvil y los entornos de oficina evolucionan para dar cabida al trabajo remoto, el hot desking y el despliegue de plataformas de comunicaciones unificadas (CU), la tecnología de salas de reuniones debe seguir el ritmo. Para los responsables de TI que buscan dar soporte a un espacio de sala de reuniones más informal y BYOM, hay varios retos a tener en cuenta. Afortunadamente, la tecnología ha seguido desarrollándose y ofrece una serie de soluciones disponibles para facilitar que todo el mundo se reúna en cualquier lugar.

El audio y los elementos visuales deben cumplir con las expectativas en cualquier lugar

BYOM ofrece a los empleados la flexibilidad de instalarse en distintos lugares utilizando sus herramientas preferidas. Aunque esto permite a los equipos moverse libremente por la oficina y utilizar el espacio disponible de forma más eficiente, la tecnología de reuniones debe estar disponible para garantizar que todos los asistentes puedan oírse claramente y ver el contenido visual de apoyo, ya sea en una gran sala de conferencias, en una pequeña sala de reuniones o en un espacio de uso mixto.

A diferencia de una sala de conferencias tradicional, las salas pequeñas y las áreas de reuniones menos formales son más adecuados para una solución de conferencias USB todo en uno que se empareje fácilmente con una sola pantalla y una computadora portátil, lo que facilita una colaboración rápida e híbrida para los empleados.

La acústica, sobre todo en espacios no tradicionales, siempre es un factor a tener en cuenta. Esto incluye el ruido externo, como el tráfico y la actividad general de la oficina, que puede llegar a colarse en la zona. Los dispositivos de conferencia USB todo en uno como Bose Professional Videobar VB-S y Bose Professional Videobar VB1 garantizan que las conversaciones sean más naturales al centrarse activamente en las voces de la sala mediante cuatro o seis micrófonos de haz orientable. El software Videobar Configuration permite tanto a los empleados como a los responsables de TI establecer zonas de exclusión para mitigar el ruido de fondo no deseado de los transeúntes. Esto significa que los haces del micrófono apuntan directamente a donde se reúne la gente y no a personas o sonidos ajenos al espacio.

Las funciones de vídeo también desempeñan un papel importante a la hora de garantizar el éxito de la colaboración, incluso cuando los asistentes participan desde distintos espacios. Ambos dispositivos Videobar emplean una cámara 4K ultra HD para ofrecer un amplio campo de visión, lo que ayuda a los participantes en la reunión a comunicarse y ser vistos con mayor claridad, y el modo de grupo mantiene a la vista a todos los participantes de la sala y permite a los participantes remotos ver y entender mejor la conversación, incluidos otros objetos de la sala como pizarras y rotafolios. Ideal para un único presentador, el Modo Individual -disponible con la VB-S- encuadra y sigue dinámicamente al presentador mientras se mueve de forma natural mientras habla.

La tecnología de espacio de reuniones debe ser fácil de administrar por parte del equipo de TI

Bose Professional entienden que la tecnología actual para salas de reuniones debe ser fácil de implantar, supervisar y gestionar para el personal informático, independientemente de dónde y cómo quieran reunirse los empleados.

El diseño de perfil bajo de los dispositivos de conferencia USB todo en uno VB-S y VB1 aloja el altavoz, los micrófonos y la cámara cerca unos de otros, y su tamaño compacto y diseño elegante facilitan su instalación en diferentes ubicaciones para dar soporte a una amplia variedad de tipos de reuniones. Además, el VB-S facilita la conectividad a Wi-Fi y a otros dispositivos mediante Bluetooth, así como la integración con plataformas de comunicaciones unificadas y herramientas de conferencia web. De hecho, Videobar Administration permite gestionar y actualizar todos los dispositivos Videobar mediante una única interfaz, lo que permite al personal informático centrarse en otras responsabilidades informáticas.

La tecnología actual para salas de reuniones promete permitir la participación de personas desde casi cualquier lugar del mundo. Bose Professional dispositivos de videoconferencia garantiza que la promesa se cumpla: abre la comunicación, mejora las voces e inspira confianza en sus empleados, socios y clientes.

Un grupo de empleados se encuentra en una reunión de videoconferencia y mira una pantalla

En la actualidad, cualquier espacio puede convertirse en una sala de reuniones; sin embargo, las sólidas capacidades de audio y video deben mantenerse al día para cumplir con las expectativas.

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